Een wekelijkse stroom van leden, ouders, supporters en bezoekers

‍

OJC Rosmalen is de vierde grootste amateurclub van Nederland. Op wedstrijddagen stromen honderden leden, ouders, supporters en bezoekers de kantine in. Niet één keer, maar voortdurend.

‍

Jeroen is als horecamanager verantwoordelijk voor die kant van de club. Hij zag al snel dat de operatie niet efficiënt was. "We hadden de kassa's op orde, de vrijwilligers stonden er. Maar zodra het echt druk werd, liep de communicatie spaak."

‍

Het probleem: bestelling aangemaakt, maar daarna?

‍

Bij OJC komen bestellingen van meerdere kanten binnen. Gasten bestellen aan de bar, soms aan twee kanten van de kantine tegelijk. In de keuken is altijd iemand bezig met de bereiding. Maar de verbinding daartussen? Die liep via papieren bonnetjes, via iemand die even een rondje liep, of via roepen over de toonbank.

‍

Dat werkt prima als het rustig is. Maar op zaterdagmiddag, als er vier teams tegelijk terugkomen van hun wedstrijd, is het een recept voor chaos.

‍

Bestellingen kwamen aan in de verkeerde volgorde. Bereidingspersoneel moest actief bijhouden wat er nog openstond. Gasten wisten niet wanneer hun bestelling klaar was. Vrijwilligers raakten de draad kwijt. En wie er dan achter de bar stond te roepen dat "die twee hamburgers klaarstaan", stoorde de mensen in de kantine terwijl die hamburgers nog steeds niet werden opgehaald.

‍

De keuze voor Twelve: vertrouwen als startpunt

Jeroen had al eerder met Twelve gewerkt, in een vorige functie. Dat vertrouwen nam hij mee naar OJC. "Ik wist wat het systeem kon. En ik wist dat ze meebewegen als je groeit."

‍

OJC begon met de kassa en handhelds voor de buitenbar. Maar Jeroen wilde verder. Hij zag het complete plaatje: een bestelflow waarbij elke schakel aansluit op de volgende. Van kassa tot bereiding tot uitgifte.

‍

Dat begon met de kiosk voor de drukkere momenten, en mondde uiteindelijk uit in de aanschaf waar het verschil echt voelbaar werd: het KDS en het pick-up scherm.

‍

Van papiertje naar beeldscherm: het KDS pakt de chaos aan

Het Kitchen Display System (KDS) verving bij OJC het papieren bonnetjessysteem. Elke binnenkomende bestelling, of die nou via de kassa, de handheld of de kiosk binnenkomt, verschijnt direct op het scherm achter de bar. In de juiste volgorde, met alle aanvullingen en opmerkingen erbij.

‍

Het bereidingspersoneel hoeft niets meer te onthouden, op te vragen of te controleren. Het scherm laat zien wat er binnenkomt, in welke volgorde, en wat al klaar is. Staan er meerdere identieke bestellingen tegelijk open? Met de bulkfunctie verwerk je ze in één keer.

‍

Vrijwilligers die voor het eerst achter de bar staan, zien precies wat er van hen verwacht wordt. Geen inwerkperiode van een uur, geen afhankelijkheid van een vaste collega. Het scherm neemt de communicatie over.

‍

Geen geroep meer door de kantine met het pick-up scherm

De tweede helft van het verhaal speelt zich aan de andere kant van de toonbank af; via een pick-up scherm voor de gast. Bij OJC hebben ze bewust gekozen voor twee pick-up schermen, één aan elke kant van de grote kantine. Zodra een bestelling klaar is, verschijnt het nummer op het scherm. Gasten zien het zelf, staan op, halen hun bestelling op en gaan terug naar hun plek.

‍

Niemand hoeft nog te roepen. De bestelling staat niet onnodig te wachten terwijl niemand doorheeft dat het al klaar is. En het bereidingspersoneel houdt zich bezig met bereiding, niet met communicatie. "Het verschil is merkbaar," zegt Jeroen. "Vrijwilligers staan er rustiger bij. Gasten vragen minder. En de rij staat niet stil."

Het resultaat: meer overzicht, minder stress, tevreden vrijwilligers

Sinds OJC is afgestapt van de papieren bonnetjes, zijn de effecten duidelijk zichtbaar. Bestelling stromen efficiënt binnen. Dat is mede het gevolg van de kiosk, die gasten op eigen tempo laat bestellen en betalen. Maar het KDS en het pick-up scherm zorgen ervoor dat die bestellingen ook daadwerkelijk snel en correct worden uitgeleverd.

‍

Vrijwilligers ervaren minder werkdruk. Bezoekers worden sneller geholpen. En de kantine, die op drukke zaterdagen nog weleens onhandelbaar aanvoelde, draait nu hartstikke soepel.

‍

Flexibiliteit wanneer het nodig is

Op rustige doordeweekse avonden draait de kantine met een beperkte bezetting. Op wedstrijddagen schalen ze op. De handhelds gaan mee naar buiten voor de buitenbarren. De kiosk vangt de lange rijen op. Het KDS en de pick-up schermen zorgen dat ook bij verhoogd volume alles geordend blijft. Dat opschalen kost geen extra mensen. Het systeem absorbeert de drukte.

‍

Een club die vooruitloopt

Als je op het complex van OJC Rosmalen rondloopt, zie je wat een gestroomlijnd proces in de praktijk betekent. Van bestelling aanmaken tot uitgifte: alles sluit op elkaar aan, zonder losse schakels, zonder ruis, zonder geroep.

‍

Benieuwd wat het KDS en pick-up scherm voor jouw kantine kunnen betekenen? Plan een demo in en we laten je zien hoe het werkt.