SAIL Amsterdam trok dit jaar wederom miljoenen bezoekers naar de hoofdstad. Achter de schermen zorgde Twelve, samen met partners Adyen en Moneycomb, dat iedereen eenvoudig kon bestellen en betalen. Ook tijdens de allerdrukste momenten.

Wij spraken met Fatih Kahyaoglu, Head of Partnerships bij SAIL Amsterdam, over de samenwerking met Twelve en het verloop van dit historische evenement. Zijn ervaringen worden aangevuld door inzichten van Twelve zelf en haar partners, Adyen en Moneycomb.

Een uniek maritiem evenement met een enorme schaal

Eens in de vijf jaar verandert Amsterdam in een bruisend decor voor SAIL: tientallen schepen uit meer dan dertig landen en ruim miljoenen enthousiaste bezoekers vullen de stad. In vijf dagen tijd verandert de stad in een aaneenschakeling van ontmoetingen, evenementen en drukte.

Voor de organisatie betekent dat pieken die moeilijk te vergelijken zijn met welk ander evenement dan ook. Fatih legt uit: “SAIL is uniek omdat het gratis en voor iedereen toegankelijk is. Je hebt mensen die gewoon een dagje mee komen kijken, maar ook officiële ontvangsten en honderden cateraars die tegelijk draaien. Dat maakt het evenement ongelooflijk complex.”

Duizenden vrijwilligers, honderden verkooppunten

Tijdens deze editie waren er zo’n 2400 vrijwilligers actief, waarvan meer dan de helft direct met de kassa’s van Twelve aan de slag ging. 

Dat waren vaak tijdelijke krachten, zonder training vooraf. Volgens Kahyaoglu was dat echter geen enkel probleem: “Het systeem van Twelve is zó intuïtief dat iedereen ermee kan werken. We hadden mensen van twintig achter de kassa, maar ook vrijwilligers van bijna tachtig jaar die er zonder moeite mee overweg konden. Dat is echt bijzonder om te zien.”

Behalve de vrijwilligers zorgde ook de enorme diversiteit aan verkooppunten voor uitdagingen. Van grote cateringpleinen tot kleine standjes op pontons en in de havens: overal moest dezelfde betrouwbaarheid en snelheid worden geleverd. 

‍Willem van Kralingen, CEO en oprichter van Twelve, licht toe: “We hadden te maken met honderden cateraars, verspreid door de hele stad. Van een kleine bar op een drijvend ponton tot een groot foodcourt met tientallen biertaps. Maar juist omdat alles via ons POS- en kassasysteem liep, kon SAIL realtime zien hoe de omzet zich ontwikkelde en waar bijgestuurd moest worden.”

‍

‍

De kracht van het volledige partner-ecosysteem van Twelve

De operatie rondom SAIL vroeg om nauwe samenwerking. Twelve werkte al meer dan zestien jaar met SAIL, maar voor deze editie werd het team uitgebreid met Adyen en Moneycomb.

Adyen verzorgde de ‘payment backbone’. Joëlle Bønding, VP Vertical Strategy bij Adyen, vertelt: “Wat dit evenement bijzonder maakt, is de schaal. Miljoenen bezoekers en transacties in vijf dagen tijd. Dan wil je dat betalingen niet alleen snel, maar ook stabiel blijven lopen, zelfs als het internet op sommige plekken even wegvalt. Wij zorgen ervoor dat die infrastructuur er staat.”

Moneycomb was betrokken bij de operationele uitvoering. Managing Director Olav Fontijn zag van dichtbij hoe soepel dat verliep: “We hebben met meer dan 300 kassa’s door de hele stad gewerkt. Van de Java-kade tot de NDSM en van pontons tot VIP-decks. Alles moest feilloos samenwerken. Dankzij de samenwerking met Twelve konden we dat goed organiseren. Ondanks de drukte zag je dat de kassa’s bleven draaien en dat de vrijwilligers hun werk zonder stress konden doen.”

Soepel kunnen draaien, ook tijdens piekmomenten

De echte test kwam tijdens de zogeheten Sail-In Parade, wanneer tientallen tall ships tegelijk Amsterdam binnenvaren en honderdduizenden mensen zich langs het IJ verzamelen. Rond etenstijd liep de druk nog verder op.

Van Kralingen vertelt: “Op die momenten zie je pas echt of een systeem het aankan. Duizenden mensen willen tegelijk iets bestellen, vrijwilligers die net een uur eerder zijn begonnen staan ineens voor een lange rij. Dat het dan toch soepel verloopt, is precies waar Twelve voor gemaakt is.”

Ook Kahyaoglu herinnert zich hoe snel vrijwilligers hun draai vonden: “Je ziet mensen letterlijk binnen een minuut begrijpen hoe de kassa werkt. Dat geeft rust in de operatie, want het voorkomt wachtrijen en frustratie. Het maakte dat de focus bij iedereen lag op de beleving van de bezoekers.”

Een vlekkeloos evenement gefaciliteerd door Twelve

De impact van de samenwerking was duidelijk zichtbaar. Bezoekers konden overal in de stad eenvoudig bestellen en betalen. De organisatie had realtime inzicht in alle omzet, wat ook achteraf hielp bij evaluaties en afdrachten. En de vrijwilligers konden zich volledig richten op hun rol, zonder zich zorgen te maken over de techniek.

Voor Twelve had SAIL bovendien ook nog eens een persoonlijke betekenis. Van Kralingen kijkt met trots terug: “SAIL is misschien wel het grootste evenement van Nederland. Voor ons is het extra bijzonder omdat hier ooit onze eerste stappen in de evenementenwereld zijn gezet. Dat we nu, jaren later, samen met onze partners dit evenement vlekkeloos hebben kunnen faciliteren, laat zien wat we samen kunnen neerzetten.”

Met miljoenen bezoekers, duizenden vrijwilligers en honderden verkooppunten was SAIL de ultieme stresstest voor elk betalingssysteem. Dankzij de samenwerking tussen SAIL, Twelve, Adyen en Moneycomb verliepen de betalingen vlekkeloos, zelfs op de drukste momenten.

SAIL bewees dat eenvoud en samenwerking de sleutel zijn om ook de grootste evenementen soepel te laten draaien. Interesse in de POS- en kassasystemen van Twelve? Plan een afspraak met ons in voor een gratis demo.

‍

‍