Van bestelling tot uitgifte: zo werkt een aaneengesloten orderflow

Het is zaterdagavond, je zaak staat vol, het keukenpersoneel werkt op volle toeren en aan de balie staan twaalf mensen te wachten op hun bestelling. Iemand roept iets naar de keuken, de keuken roept iets terug. Een bestelling staat al vijf minuten klaar, maar de gast heeft het niet gehoord.

‍

Dit is geen uitzonderlijke situatie. Dit is hoe het er bij veel zaken aan toe gaat op piekmomenten. Gelukkig hoeft het niet zo te zijn.

Waar het misgaat: de communicatie tussen kassa en keuken

Je kassa verwerkt de bestelling en het doorvoeren van de betaling. Een pinterminal verwerkt vervolgens de transactie. Bij veel zaken volgt een geprint bonnetje dat naar de keuken gaat. Of iemand die de bestelling mondeling doorgeeft. Of een los scherm waarop bestellingen handmatig worden bijgehouden. Dat werkt misschien prima als het rustig is, maar zodra het druk wordt gaat het mis. Bestellingen raken zoek, de volgorde klopt niet meer, aanvullingen of opmerkingen bij een bestelling komen niet goed over. Keukenpersoneel is meer bezig met vragen stellen en bestellingen controleren dan met de daadwerkelijke bereiding.

Wat is een aaneengesloten orderflow?

Een aaneengesloten orderflow betekent dat elke bestelling, van het moment dat hij aangemaakt wordt tot het moment dat de gast hem ophaalt, door hetzelfde systeem loopt. Dat klinkt technisch, maar het is eigenlijk heel simpel. Het gaat om twee dingen:

• De keuken weet precies wat er binnenkomt. Niet via een bonnetje, niet via een collega die het doorroept, maar direct op een scherm op de juiste bereidingsplek. Met alle details erbij: aanvullingen, opmerkingen, via welk kanaal de bestelling binnenkwam. In de juiste volgorde en in realtime.
• Gasten weten wanneer hun bestelling klaar is. Niet omdat iemand hun naam door de zaak roept, maar omdat ze het zelf kunnen zien op een scherm.

Dat is het: twee schermen, één doorlopend systeem.

Het KDS: overzicht op de bereidingsplek

Het Kitchen Display System, kortweg KDS, vervangt de papieren bon op de bereidingsplek. Elke bestelling die binnenkomt via de kassa, handheld of kiosk, verschijnt direct op het KDS. Medewerkers zien wat er gemaakt moet worden, in welke volgorde, en wat de status is van elke bestelling.

‍

Wat dat in de praktijk betekent: Geen overvloed aan papieren bonnetjes die zoekraken. Geen bestellingen die overgeslagen worden omdat de stapel te hoog is. Geen aanvullingen die mondeling doorgegeven worden en halverwege verdwijnen. Keukenpersoneel werkt door een overzichtelijke lijst, vinkt items af als ze klaar zijn en houdt zo de doorlooptijd laag, ook als het druk is. Een bijkomend voordeel is dat nieuwe medewerkers nauwelijks uitleg nodig hebben. Het KDS laat zien wat er wanneer moet gebeuren. Dat scheelt tijd bij het inwerken, zeker als je werkt met seizoenskrachten of een wisselend team.

Het pick-up scherm: geen geroep meer

Het pick-up scherm is de laatste stap van de orderflow. Zodra een bestelling in de keuken wordt afgevinkt als klaar, verschijnt het bestelnummer op het pick-up scherm. De gast ziet het, loopt naar de toonbank en haalt zijn bestelling op.

‍

Geen naam die door de zaak wordt geroepen, en geen bestelling die lang staat te wachten omdat niemand reageerde. Het pick-up scherm komt het best tot zijn recht op de drukste momenten. Juist dan, als iedereen bezig is en de aandacht schaars is, regelt het scherm de communicatie naar gasten.

Waarom dit juist tijdens piekmomenten het verschil maakt

Een rustige ochtend overleef je met papieren bonnetjes en een beetje improvisatie. Maar om 12 uur, of bij het laatste fluitsignaal van de wedstrijd, of op een terrasdag in juli, dan bepaalt je orderflow hoe je zaak loopt.

Op die momenten heb je geen ruimte voor vragen, fouten of zoekgeraakte bestellingen. Elke minuut vertraging moet een gast langer wachten. Elke miscommunicatie is een fout die je moet rechtzetten. Elke keer dat iemand zijn werk moet onderbreken om iets door te geven, is een moment waarop de productie stil staat.

Klaar om je orderflow te verbeteren? 

Kassa, KDS en het pick-up scherm vormen samen één systeem. Een bestelling wordt aangemaakt aan de kassa of via een ander verkooppunt, verschijnt direct op het KDS, wordt afgevinkt als ‘klaar’ en komt dan op het pick-up scherm.

‍

Voor jou als ondernemer betekent dat: minder fouten, snellere doorlooptijd en medewerkers die bezig zijn met wat ze moeten doen, in plaats van met communiceren over wat er gedaan moet worden. Dat is wat een aaneengesloten orderflow oplevert. Niet meer complexiteit, maar minder ruis.‍

‍

Benieuwd hoe het KDS en het pick-up scherm werken in jouw situatie? Boek vrijblijvend een demo, onze specialisten vertellen je er graag meer over!