De 7 grootste fouten bij het kiezen van een horeca-kassasysteem

De meeste ondernemers kiezen hun kassasysteem in alle rust, op basis van een nette demo en de laagste maandprijs. Logisch, maar het zijn precies de verkeerde momenten en getallen om op te beslissen. Een kassa bewijst zich namelijk niet als het rustig is, maar als het druk is.

‍

Hieronder lees je de zeven fouten die we het vaakst zien bij het kiezen van een horeca-kassasysteem, en waar je extra goed op moet letten.

Waarom horecazaken zo vaak de verkeerde kassa kiezen

Horecazaken kiezen vaak de verkeerde kassa omdat ze beoordelen op het verkeerde moment: op een rustige doordeweekse middag, niet tijdens de piekdrukte in het weekend. Een systeem dat er in een rustig verkoopgesprek goed uitziet, is iets anders dan een systeem dat presteert op je drukste avond.

‍

De horeca is bovendien een sector met dunne marges en een team dat continu wisselt. Volgens ABN AMRO stroomt elk kwartaal ongeveer 35% van de banen in de horeca uit, en de personeelskosten zijn volgens Rabobank opgelopen tot 36 tot 40% van de omzet. Je kiest dus een systeem dat morgen bediend wordt door iemand die er vandaag nog niet werkte, terwijl elke euro telt.

‍

De vraag is daarom niet of een kassa werkt tijdens de demo. De vraag is of hij werkt op je drukste zaterdag, met je nieuwste (tijdelijke) kracht achter de knoppen.

De 7 grootste fouten bij het kiezen van een horeca-kassasysteem

Dit zijn de zeven fouten die je het beste kunt vermijden:

‍

1. Je beoordeelt de kassa op een rustig moment, niet tijdens de piek
2. Je kijkt naar de maandprijs, niet naar de totale kosten
3. Je kiest voor een kassa waar alleen je beste medewerker mee overweg kan
4. Je gaat ervan uit dat het internet het altijd doet
5. Je koopt losse systemen die elkaar niet kennen
6. Je kiest voor je zaak van nu, niet die van over een jaar
7. Je vraagt niet wie er opneemt als het zaterdagavond misgaat

1. Je beoordeelt de kassa op een rustig moment, niet tijdens de piek

De grootste fout: je beoordeelt een kassa als het rustig is, terwijl het systeem juist moet presteren als het druk is. In een voorbereide demo werkt alles soepel. Elk systeem oogt snel als er één bestelling tegelijk binnenkomt.

‍

Het echte verschil zie je pas op je drukste moment. Blijft de kassa doorwerken zonder vertraging als er een rij staat en het terras in één keer volstroomt? Dat merk je niet in een verkoopgesprek op een dinsdagmiddag.

‍

Wat je in plaats daarvan doet: beoordeel een systeem op de situatie waar je je geld verdient, niet op het rustige moment. Vraag om een demo met meerdere kassa's tegelijk, of ga langs bij een zaak die er al mee draait als het druk is. Meer over waarom snelheid je zaak maakt of kraakt lees je in waarom kassa-snelheid het verschil maakt in quick-service horeca.

2. Je kijkt naar de maandprijs, niet naar de totale kosten

Je vergelijkt kassasystemen op basis van de maandprijs, terwijl de maandprijs maar een deel van de rekening is. De prijs op de offerte en de prijs na een jaar draaien zijn zelden hetzelfde.

‍

Naast het abonnement betaal je vaak transactiekosten per pinbetaling, een bedrag per extra kassa of handheld, kosten voor koppelingen met je boekhouding en soms een stevig bedrag voor support. 

‍

Die transactiekosten zijn variabel: ze staan niet op de offerte, maar tikken bij elke betaling door. Bij veel volume maakt dat het verschil tussen twee systemen groter dan de maandprijs doet vermoeden.

‍

Wat je in plaats daarvan doet: reken de totale kosten door. Zet de maandprijs, de transactiekosten, de hardware, de koppelingen en de opzegtermijn naast elkaar. 

‍

De marges in de horeca zijn dun, met personeelskosten die volgens Rabobank inmiddels op 36 tot 40% van de omzet liggen, dus elke variabele kostenpost telt. Een goedkoop abonnement met hoge transactiekosten kan uiteindelijk het duurst uitpakken.

3. Je kiest voor een kassa waar alleen je beste medewerker mee overweg kan

Je kiest een systeem dat alleen soepel werkt in de handen van je vaste, ervaren kracht. In de horeca is dat een risico, want je team wisselt continu. Elk kwartaal stroomt volgens ABN AMRO ongeveer 35% van de banen in de sector uit.

‍

Een kassa die een halve dag uitleg vraagt, werkt zo telkens opnieuw tegen je. De uitzendkracht die op zaterdag voor het eerst achter de bar staat, moet meteen kunnen aanslaan, zonder dat jij ernaast staat.

‍

Wat je in plaats daarvan doet: kies een systeem dat iemand zonder training begrijpt. De test is simpel: kan iemand die er voor het eerst staat binnen een minuut een bestelling aanslaan en afrekenen? 

‍

Zo niet, dan betaal je de inwerktijd elke nieuwe dienst opnieuw. Zit je structureel krap in de bezetting, dan helpt het om ook je personeelstekort in de horeca breder aan te pakken.

4. Je gaat ervan uit dat het internet het altijd doet

Volgende fout: je gaat ervan uit dat je internetverbinding het altijd doet. In de praktijk hapert wifi juist als het druk is, en op een terras buiten val je soms zomaar buiten bereik. Valt de verbinding weg terwijl je kassa alleen online werkt, dan staat je zaak stil op het moment dat je dat het minst kunt hebben.

‍

Afrekenen mag nooit afhangen van één wifi-signaal. Een goed horeca-kassasysteem blijft bestellingen opnemen en betalingen verwerken als het netwerk even wegvalt, en synchroniseert zodra de verbinding terug is.

‍

Wat je in plaats daarvan doet: vraag bij elk systeem concreet na wat er gebeurt als het internet uitvalt. Kun je dan nog pinnen en lopen bestellingen door naar de keuken? Als het antwoord vaag blijft, is dat een reden om door te vragen.

5. Je koopt losse systemen die elkaar niet kennen

Fout nummer vijf: je stelt je kassa samen uit losse onderdelen die elkaar niet kennen. Een kassa van de ene leverancier, een pinautomaat van de andere, een los keukenscherm en een boekhoudpakket dat je met de hand bijwerkt. 

‍

Elke koppeling die ontbreekt, wordt jouw werk: overtypen, controleren en fouten herstellen.

Hetzelfde geldt de andere kant op. Meer functies lijken beter, maar een systeem volgepropt met opties die je nooit gebruikt, maakt het voor je team juist onduidelijk. Je betaalt dan voor functionaliteit die vooral in de weg zit.

‍

Wat je in plaats daarvan doet: kies voor samenhang boven een lange functielijst. Eén systeem waarin kassa, betalen, keuken en boekhouding automatisch met elkaar praten, scheelt fouten en tijd. En houd het simpel: de functies die je team elke dienst gebruikt, wegen zwaarder dan de functies die goed staan op een vergelijkingstabel.

6. Je kiest voor je zaak van nu, niet die van over een jaar

Je kiest een kassa die past bij je zaak van vandaag, en niet bij waar je over een jaar staat. Een systeem dat prima werkt voor één toonbank, kan vastlopen zodra je een terras opent, een tweede locatie begint of een drukke zomer begint.

‍

Overstappen op een ander kassasysteem is achteraf duur en vervelend: nieuwe hardware, je team opnieuw inwerken en je data, zoals producten en prijzen, overzetten. Die rompslomp voorkom je door bij je eerste keuze al vooruit te kijken.

‍

Wat je in plaats daarvan doet: kies een systeem dat meegroeit. Kun je eenvoudig een extra kassa, handheld of kiosk bijzetten, en draait het systeem net zo goed op één verkooppunt als op tien? 

‍

Heb je een terras, dan gelden nog een paar specifieke eisen die je maar beter meteen kunt meenemen. Een kassa die met je meeschaalt, kies je één keer in plaats van bij elke groeistap opnieuw.

7. Je vraagt niet wie er opneemt als het zaterdagavond misgaat

Fout zeven: je kijkt naar functies en prijs, maar niet naar wie je bereikt als het misgaat. En het gaat een keer mis, wie weet zelfs op een zaterdagavond met een volle zaak. Dan wil je iemand die opneemt en je meteen verder helpt.

‍

Support en implementatie zijn onzichtbaar tot je ze nodig hebt. Toch bepalen ze of een storing tien minuten duurt of een hele avond. Café Rocks in Enschede stapte over toen de vorige leverancier de support stopzette: zonder hulp is zelfs een goed systeem een risico.

‍

Wat je in plaats daarvan doet: behandel support als essentieel, niet als bijzaak. Vraag na wie je belt buiten kantooruren, hoe snel iemand reageert en wie je helpt bij de installatie en het inrichten. Een leverancier die je bij de piek laat zitten, kies je maar één keer.

Checklist: maak jij deze fouten?

Loop je eigen situatie langs deze zeven vragen. Elke nee is een fout die je nu nog kunt voorkomen:

‍

• Heb je het systeem op een echt piekmoment gezien, niet alleen in een rustige demo?
• Heb je de totale kosten doorgerekend, inclusief transactiekosten, hardware, koppelingen en opzegtermijn?
• Kan nieuw personeel binnen één minuut zelfstandig achter de kassa staan?
• Werkt afrekenen door als je wifi of pinverbinding wegvalt?
• Praten je kassa, keuken, betalingen en boekhouding automatisch met elkaar?
• Groeit het systeem mee met een extra locatie, een terras of een drukke zomer?
• Weet je wie je kan bereiken als het op zaterdagavond misgaat?

Hoe Twelve helpt deze zeven fouten te voorkomen

Volledige openheid: je leest dit op de blog van Twelve. Het eerlijkste wat we kunnen doen, is laten zien hoe we deze zeven fouten proberen te voorkomen, zodat je het zelf kunt narekenen.

‍

Twelve is gebouwd voor het drukste moment, niet voor de rustige demo. Het systeem is bewust simpel, zodat een nieuwe of tijdelijke kracht er binnen 1 minuut mee aan de slag kan, zonder training. 

‍

Betalen zit met Twelve Payments in de kassa ingebouwd, en kassa, kiosk, handheld, keukenscherm (KDS) en pick-up scherm werken als één geheel samen, met 120+ koppelingen naar onder meer SnelStart en Exact. Valt het netwerk even weg, dan lopen bestellen en betalen door. Twelve draait inmiddels op meer dan 15.000 locaties, van drukke cafés tot stadions, dus het systeem schaalt mee als jouw zaak groeit.

‍

Kees Riemersma van Café Rocks in Enschede noemt de kassa het hart van zijn zaak. Hij stapte over toen zijn vorige leverancier de support stopte, en zette daarna ook zijn tweede zaak over op Twelve.

Veelgestelde vragen over het kiezen van een kassasysteem voor de horeca

Hieronder onze antwoorden op een aantal veelgestelde vragen over het kiezen van een kassasysteem voor de horeca:

Wat is het beste kassasysteem voor de horeca?

Het beste kassasysteem voor de horeca is het systeem dat werkt als het druk is en dat iedereen zonder training bedient. Er is geen universeel beste kassa, er is een beste kassa voor jouw situatie. 

‍

Draai je hoge pieken met wisselend personeel, dan wegen snelheid, eenvoud en betrouwbaarheid zwaarder dan een lange functielijst. Beoordeel systemen daarom op een piekmoment, reken de totale kosten door en controleer of het meegroeit met je zaak.

Werkt een horeca-kassasysteem ook offline?

Een goed horeca-kassasysteem blijft ook zonder internet werken. Wifi hapert nu eenmaal op drukke momenten, en op een terras val je snel buiten bereik. Systemen met offline werking nemen bestellingen op en verwerken betalingen door als het netwerk wegvalt, en synchroniseren zodra de verbinding terug is. 

Hoe lang duurt het om personeel op een kassa in te werken?

Bij een goed kassasysteem is nieuw personeel binnen een minuut inzetbaar. Dat is belangrijker dan het klinkt, want in de horeca wisselt je team continu. Een systeem dat een halve dag uitleg vraagt, kost je bij elke nieuwe kracht opnieuw tijd. 

‍

Bij Twelve kunnen vrijwilligers en tijdelijke krachten zonder training direct aan de slag, binnen 1 minuut. De vuistregel: als iemand die er voor het eerst staat niet meteen een bestelling kan aanslaan, is het systeem te complex.

Klaar om de juiste kassa te kiezen?

Houd tijdens het kiezen van een kassa rekening met prestaties tijdens piekdrukte, de totale kosten én wie er opneemt als het misgaat. Alleen dan voorkom je de zeven fouten uit dit artikel in één keer. Snel, simpel en betrouwbaar, juist wanneer het er het meest toe doet.

‍

Benieuwd hoe Twelve presteert in een zaak zoals de jouwe? Vraag een demo aan of doe de kassatour en ontdek wat Twelve voor jouw horecazaak kan betekenen.