Een goede personeelsplanning in de Horeca is van groot belang. Niet alleen verbetert het de service die jij jouw gasten biedt. Ook zorgt het ervoor dat je onnodige kosten bespaart en houdt het je personeel tevreden. Ben je benieuwd hoe je dit doet? In deze blog geven wij jou een aantal handvaten om mee aan de slag te gaan!  

Personeelsplanning in de Horeca

In de Horeca zijn er verschillende problemen die iedere dag getackeld moeten worden. Van een onverwacht leeg bierfust tot een koffieapparaat dat er vandaag geen zin in heeft. Ook een tekort of juist een overschot aan personeel omdat de drukte anders uitpakt dan verwacht, komt vaak voor. Jouw personeelsplanning is een belangrijk middel om de inzet van je personeel inzichtelijk te maken. Niet alleen voor jouzelf als ondernemer natuurlijk, maar ook voor je personeel. Het maken van een goede personeelsplanning vraagt om meer dan alleen wat namen op een rooster schrijven. Vooraf goed nadenken over jouw planning en de beschikbare bedrijfsdata gebruiken, helpt jou om die stap extra te zetten voor je gasten. 

Het belang van een goede personeelsplanning in de Horeca

Iedereen met een horecazaak kan beamen dat een goede personeelsplanning de basis is voor een fijne werkdag. Je dienst beginnen met het idee dat je te weinig personeel op de vloer hebt, zorgt voor een onrustige start. Je wilt namelijk optimale service kunnen garanderen, vooral tijdens piekuren. Ook heeft een goede personeelsplanning financieel de nodige gevolgen. Zet jij structureel te veel personeel in? Dan moet je dit ‘overbodige’ personeel ook betalen. Dat is zonde. 

Voor je personeel is het van belang de piekuren goed door te kunnen komen. Gasten die lang moeten wachten, medewerkers die te veel tafels hebben en lange dagen moeten werken, dragen daar niet aan bij. Een goede verhouding tussen ingepland personeel en verwachte drukte zorgt ervoor dat jouw mensen meer rust hebben en voorkomt op de lange termijn uitval of vertrek van personeel. Voeg daar een efficiënt kassasysteem aan toe, zoals onze kassasystemen voor Horeca, zodat ook de bestel- en betaalprocessen zo vloeiend mogelijk verlopen.  

Uitdagingen bij het maken van een personeelsplanning in de Horeca

Het is zeker niet altijd eenvoudig om de planning voor jouw horecazaak rond te krijgen. Je moet namelijk met veel factoren rekening houden. Denk hierbij aan:  

• Balanceren van de inzet van parttimecontracten en oproepkrachten; 
• Omgaan met last-minute afzeggingen en ziekteverzuim;
• Aanpassen van de planning door onverwachte drukte of weersomstandigheden; 
• Naleven van arbeidswetten en regelgeving. 

Al deze factoren zorgen ervoor dat het bijna nooit een kwestie van knippen en plakken is. Maar als jij al deze informatie voor jezelf goed inzichtelijk hebt, kun je sneller jouw planning rond krijgen.   

Technologie en moderne oplossingen voor personeelsplanning in de Horeca

Het maken van een planning hoeft allang niet meer met pen en papier. Tegenwoordig zijn er een hoop applicaties en tools om digitaal een planning vorm te geven. Een korte Google-zoektocht en je vindt verschillende mogelijkheden, zowel gratis als betaald. Het kiezen voor één softwareprogramma is volledig afhankelijk van jouw zaak en jouw behoeften als planner. Het werken met een online roostertool biedt diverse voordelen. Iedereen heeft zijn/haar rooster altijd bij de hand wanneer deze online te openen is. Ook is het hierin vaak mogelijk om diensten makkelijk te ruilen of aan elkaar over te dragen. 

Wil je optimaal gemak naast het gebruik van jouw Twelve bestel- en betaaloplossing? Kies dan bijvoorbeeld voor de software van onze integratiepartners. Een koppeling tussen deze partnerprogramma’s en Twelve zorgt ervoor dat jij direct inzicht krijgt in de verhouding tussen de kosten van jouw medewerkers en de omzet van jouw zaak. Dat werkt wel zo efficiënt! 

Belangrijke punten om rekening mee te houden bij de planning

Wil jij met groter gemak en zonder al te veel gedoe een goede personeelsplanning maken waar ook jouw personeel tevreden mee is? Dan hebben wij hieronder drie belangrijke aandachtspunten beschreven om rekening mee te houden.  

Efficiënte roostertechnieken

Efficiëntie is key, zeker in de Horeca. Je wilt snel kunnen schakelen wanneer situaties hierom vragen, maar ook ver van tevoren bepaalde zaken duidelijk hebben. Om goed te kunnen bouwen op jouw personeel is het namelijk belangrijk dat zij op tijd weten wanneer ze op de vloer verwacht worden. Zo voorkom je last minute tekorten in beschikbaarheid. Werk jij bijvoorbeeld al met een vaste pool van invallers in geval van onverwachte uitval? Zo niet, dan is dat zeker een goed idee! Zorg wel voor transparantie naar deze groep en maak duidelijke afspraken. Dit helpt om verwarring en frustratie te voorkomen. 

Hoewel sommige werkzaamheden natuurlijk meer verantwoordelijkheid met zich meebrengen, is het niet verstandig om maar één of twee mensen hiervoor in te kunnen zetten. Zoek daarom naar mogelijkheden om personeel in te werken op diverse rollen. Zo maak je efficiënter gebruik van de aanwezigheid van je personeel. 

Communicatie en feedback

Een goede planning staat en valt bij goede communicatie. Ruis tussen jou en je personeel zorgt voor onduidelijkheid in de planning. Enkele tips voor betere communicatie over het maken van de planning: 

• Spreek een vaste datum af waarop de beschikbaarheid voor de komende periode moet worden doorgegeven; 
• Wees als planner ook flexibel als de situatie erom vraagt. Jouw personeel zal dan vaak ook flexibeler zijn als jij het nodig hebt; 
• Evalueer halfjaarlijks met jouw personeel hoe zij de planning ervaren. 

Tijdens zo’n evaluatiemoment kun je direct het gebruik van het kassasysteem bespreken en elkaar tips geven hoe er nog meer voordeel uit de systemen gehaald kan worden. Wellicht heeft iemand in jouw team nog wel goede ideeën! 

Jouw personeel staat centraal

Zorgen voor een goede personeelsplanning zet jouw personeel en hoe zij zich op de werkvloer voelen op de eerste plaats. De druk op jouw personeel kan van moment tot moment verschillen. Een goede balans tussen werk en privé speelt hier ook een belangrijke rol in! Van de rustige uren tussendoor, tot de piekmomenten tijdens bijvoorbeeld de lunch of de borrel. Na deze piekmomenten is het verstandig om aan te sturen op het nemen van pauzes. Je kunt er ook voor kiezen om deze zelf in te plannen, bijvoorbeeld bij langere diensten. Zo weet jouw personeel wanneer ze weer kunnen opladen om de rest van de dienst te knallen! Uitgerust personeel dat lekker in hun vel zit, zorgt ook voor een positieve uitstraling van jouw zaak en dat is natuurlijk wat je wil.  

Twelve en personeelsplanning in de Horeca

Werk jij nog altijd met een uitgeprint schema waar je de namen van je personeel op invult? Dan heb je nu gelezen dat het een stuk makkelijker kan! Met veel data voor handen door inzichten die je kunt krijgen vanuit slimme kassasystemen en efficiënte roosterprogramma’s, wordt het maken van een goede planning eenvoudiger en sneller dan ooit.  

Door te kiezen voor Twelve, kies je voor systemen die naadloos in elkaar overlopen. Jij krijgt inzicht in de benodigde gegevens rondom personeelsinzet en omzet en kan daarmee de volgende stap zetten in efficiënt roosteren. Wil jij hier meer over weten? Neem dan contact met ons op of laat je gegevens achter! Wij denken graag met je mee over de beste oplossingen voor jouw zaak!