Themafeest organiseren in jouw café? Zo doe je dat!

Voorwaarde is wel dat je de avond goed voorbereidt, van het thema tot aan het managen van de drukte aan de bar.

‍

In dit artikel lees je hoe je in zes stappen een themafeest organiseert in je café. Onderaan vind je een checklist die je een week van tevoren kunt doorlopen.

‍

Waarom een themafeest een goed idee is voor jouw café

Een themafeest geeft gasten een reden om juist op die ene avond naar jouw café te komen. Op een gewone avond hangt je omzet af van wie er toevallig binnenloopt. Bij een themafeest plan je de drukte zelf, en dat maakt het een van de weinige momenten waarop jij als café-eigenaar bepaalt hoe vol het wordt.

‍

Daarnaast verhoogt een thema vaak de besteding per gast. Een speciale cocktail, speciaal themabier of een bittergarnituur die op de avond aansluit, maakt gasten nieuwsgierig en spoort ze aan om een keer iets nieuws te proberen. Omdat er iets te beleven is, blijven ze bovendien vaak langer hangen.

‍

Gasten gaan nog altijd graag uit. Volgens het CBS groeide de omzet van cafés in het tweede kwartaal van 2026 met 3,2 procent ten opzichte van een jaar eerder. Een themafeest zorgt ervoor dat die gasten op jouw thema-avond voor jouw zaak kiezen.

‍

Zo organiseer je een themafeest in 6 stappen

Een themafeest organiseren in je café doe je door de volgende zes stappen te volgen:

‍

1. Kies een thema dat bij je gasten past
2. Plan de datum slim
3. Stel een kleine themakaart samen
4. Zorg voor sfeer: aankleding en muziek
5. Maak het feest op tijd bekend
6. Bereid je bar en kassa voor op de piekdrukte

‍

1. Kies een thema dat bij je gasten past

Het beste thema is een thema waar je vaste gasten zin in hebben, ook als het niet jouw persoonlijke favoriet is. Kijk daarom goed naar wie er nu al bij je binnenkomt. Een jong publiek reageert anders op een thema dan stamgasten die al twintig jaar aan de bar zitten.

‍

Een paar thema’s die in veel cafés goed werken:

‍

• Een jaren 90-avond, met herkenbare muziek en outfits waar bijna iedereen iets voor in de kast heeft liggen.
• Een Italiaanse avond, met spritz, antipasti en een zomerse sfeer die ook in het najaar goed valt.
• Oktoberfest, met bier in grote glazen en Duitse snacks, en een vaste plek op de kalender.
• Een pubquiz met thema, laagdrempelig en makkelijk te herhalen op een doordeweekse avond.

‍

Twijfel je? Kies dan een thema dat je zonder grote investering kunt neerzetten. Hoe eenvoudiger de uitvoering, hoe makkelijker je het feest later herhaalt.

‍

2. Plan de datum slim

Kies de datum op basis van wat je met het feest wilt bereiken. Wil je een rustige avond vullen, plan het dan op een woensdag of een zondagmiddag. Wil je een drukke avond nog groter maken, dan ligt een vrijdag of zaterdag meer voor de hand.

‍

Let daarnaast op wat er in de buurt gebeurt. Een groot evenement of een belangrijke wedstrijd op dezelfde avond kan gasten wegtrekken, of juist extra publiek opleveren als je het thema erop toespitst. Begin ongeveer vier weken van tevoren, zodat je genoeg tijd hebt voor inkoop, aankleding en promotie.

‍

3. Stel een kleine themakaart samen

Een themakaart werkt het best als hij kort is. Drie à vier speciale drankjes en één of twee hapjes zijn genoeg om het thema voelbaar te maken. Met een korte kaart blijft de inkoop overzichtelijk en weten je medewerkers precies wat ze moeten maken.

‍

Kies bij voorkeur producten die snel te bereiden zijn. Een cocktail met zes verschillende ingrediënten ziet er mooi uit op de kaart, maar zorgt voor een rij aan de bar zodra het druk wordt. Een voorgemixte variant of themabier dat je gewoon tapt, zorgt voor een goede doorstroom bij de bar.

‍

Denk ook na over de prijs. Een vaste themaprijs of een combinatie van een drankje met hapje maakt het bestellen makkelijker voor gasten en het afrekenen sneller voor je team.

‍

4. Zorg voor sfeer: aankleding en muziek

Aankleding hoeft niet groot te zijn om een goed effect te hebben. Een paar herkenbare elementen, zoals vlaggetjes, verlichting in de juiste kleur of bijpassende bierviltjes, zetten al snel de toon. Vraag gasten eventueel om verkleed te komen en beloon de beste outfit met een rondje van de zaak.

‍

Muziek bepaalt de sfeer van een themafeest vaak meer dan de versiering. Stel vooraf een playlist samen of boek een dj of band die bij het thema past. Check ook of je licenties wel op orde zijn: voor muziek in je café heb je een Buma- en een Sena-licentie nodig, en een gewoon Spotify-account mag je in je zaak niet gebruiken. KHN legt uit hoe muziekrechten in de horeca precies werken.

‍

5. Maak het feest op tijd bekend

Begin twee tot drie weken van tevoren met de promotie. Dan hebben gasten tijd om de datum vrij te houden en vrienden mee te vragen. Begin je veel eerder, dan raakt het feest uit beeld voordat het zover is.

‍

De meeste gasten bereik je via je eigen kanalen. Een post op Instagram en Facebook, een bericht in je nieuwsbrief of WhatsApp-groep en een poster bij de bar doen samen al veel. Vertel het ook gewoon aan je vaste gasten, want zij zijn degenen die anderen meenemen.

‍

Een kleine actie kan helpen om eventuele twijfelaars over de streep te trekken. Denk dan bijvoorbeeld aan een gratis welkomstdrankje voor iedereen die verkleed komt.

‍

6. Bereid je bar en kassa voor op de piekdrukte

Op een themafeest komt de drukte meestal in golven: bij binnenkomst, rond het hoogtepunt van de avond en vlak voor sluitingstijd. Juist op die momenten moeten je bar en kassa het tempo bijhouden.

‍

Plan ten eerste genoeg werknemers in. Op een succesvol themafeest heb je meer handen nodig dan op een gewone avond. Vaak zijn dat ook nog eens oproepkrachten of vrienden die bijspringen. Met een slimme personeelsplanning weet je vooraf wie wanneer achter de bar staat.

‍

Zet daarnaast je themaproducten als aparte knoppen in je kassa. Zo hoeft niemand te zoeken naar de juiste prijs en zie je na afloop precies wat er is verkocht. Heb je een terras of een grote zaal, dan helpt een handheld om bestellingen direct aan tafel op te nemen. Zorg ook voor genoeg pinautomaten, zodat gasten niet in de rij hoeven te staan om te betalen.

‍

Checklist: ben je klaar voor je themafeest?

Loop onderstaande lijst een week voor je themafeest nog één keer door. Zo weet je zeker dat je niets vergeet.

‍

• Het thema en de datum staan vast
• De themakaart is klaar en de producten zijn ingekocht
• Aankleding en muziek zijn geregeld
• Het feest staat op social media en hangt ook in de zaak
• Je hebt genoeg mensen ingepland achter de bar
• De themaproducten staan als aparte knoppen in je kassa
• Er zijn genoeg pinautomaten of handhelds voor de drukte
• Je weet hoe je na afloop omzet en populairste producten terugziet

‍

Hoe Twelve je helpt om je themafeest soepel te laten verlopen

Twelve is een kassasysteem dat gebouwd is voor de drukste momenten, en een themafeest is precies zo’n moment. Nieuwe medewerkers en vrienden die bijspringen, kunnen zonder training binnen 1 minuut aan de slag. Dat scheelt je op de avond zelf een hoop uitleg.

‍

Met de handheld van Twelve neem je bestellingen op waar je gasten zijn, op het terras of midden in een volle zaal. De batterij gaat bij actief gebruik tot 7 uur mee, genoeg voor een volledige feestavond.

‍

Café Rocks in Enschede werkt op drukke avonden al zo. Achter de bar staan twee kassa’s met elk een pinapparaat, en een derde medewerker springt bij met een handheld. Eigenaar Kees Riemersma: “Dan heb je gewoon omzetsnelheden die heel hoog zijn. Je kunt per uur heel veel bestellingen verwerken.”

‍

Na afloop zie je in de beheeromgeving van Twelve precies wat er is verkocht. Zo weet je welke themaproducten het best liepen en kun je beter beslissen of dit specifieke themafeest het herhalen waard is.

‍

Veelgestelde vragen over een themafeest organiseren

Hieronder een aantal van de meest veelgestelde vragen over het organiseren van themafeesten voor jouw café.

‍

Hoe lang van tevoren begin je met een themafeest?

Begin ongeveer vier weken van tevoren met de voorbereiding. Dan heb je tijd om een thema te kiezen, in te kopen en personeel in te plannen. Met de promotie start je twee tot drie weken voor de datum.

‍

Wat kost het organiseren van een themafeest?

De kosten hangen af van je thema en hoe groot je het aanpakt. Bij een eenvoudig themafeest met een playlist, wat aankleding en een kleine themakaart zitten de kosten vooral in inkoop en personeelsuren. Boek je een dj of band, dan is dat meestal de grootste kostenpost.

‍

Hoe krijg je genoeg gasten naar je themafeest?

Kies een thema dat bij je vaste gasten past en vraag hen om vrienden mee te nemen. Promoot het feest via social media, je nieuwsbrief en posters in de zaak. Een kleine actie, zoals een welkomstdrankje voor wie verkleed komt, geeft net dat extra zetje.

‍

Klaar voor je eerste themafeest? Boek een demo bij Twelve

Een goed themafeest draait om sfeer, maar staat of valt met een bar die de drukte aankan. Wil je zien hoe je met Twelve ook op je drukste avond snel blijft bestellen en betalen? Boek een demo of doe eerst zelf de kassatour en ontdek wat Twelve voor jouw café kan doen.