De gouden kantinetips

Het is een zonnige donderdagochtend bij LTV Lockhorst. We zijn in Leusden op uitnodiging van Dhr. Gerard Hilderink, medewerker van de barcommissie van deze vereniging. Het valt direct op dat het om half 10 ‘s ochtends al een drukte van belang is. Tennissers op de baan, vrijwilligers in de kantine, er is volop bedrijvigheid. Wat is het geheim van deze levendige club?

Een barcommissie van vijf vrijwilligers

Gerard Hilderink is met een team van vijf vrijwilligers verantwoordelijk voor de kantine en daarmee het reilen en zeilen van het clubhuis. Onder de verantwoordelijkheden vallen onder
andere de planning van de barmedewerkers, de verkoop en de inkoop. Vier jaar geleden werd dit team uitgebreid van drie naar vijf personen waardoor er naast omzetontwikkeling
en barplanning ook gekeken kon worden naar andere zaken in en rondom de kantine. Een verbouwing werd gerealiseerd en er kwam verandering in het beleid van de bar en de
kantine.

Gerard Hilderink: “Gemak en duidelijke instructies voor vrijwilligers kwamen centraal te staan. Daarnaast wilden we op het gebied van prijs en kwaliteit onderscheidend zijn in de regio.”

Kassasysteem Twelve en verbouwing van complex voor een hedendaagse look

Een clubhuis is tegenwoordig het visitekaartje van de sportclub. Het is van belang dat de kantine een frisse uitstraling heeft. Dit was ook één van de redenen dat de kantine recent is
aangepakt bij LTV Lockhorst. Het kassasysteem van Twelve werd aangeschaft, er werd geverfd en gewerkt aan goede verlichting.

De bar heeft een nieuwe uitstraling gekregen. Deze werd open aan de voorkant om iedereen aan te moedigen deel uit te maken van de barcommissie en om het in- en uitlopen van
bedienende vrijwilligers te vereenvoudigen. Bang zijn voor het verdwijnen van geld uit de kassa is niet nodig, LTV Lockhorst is namelijk volledig cashless.

Aan de achterkant van de bar veranderde er ook een hoop. Na overleg met de verschillende leveranciers kwam er een nieuw tapsysteem. Het vervangen van de fusten gaat nu een stuk
eenvoudiger. Koelkasten zijn voorzien van transparante deuren zodat vrijwilligers in één oogopslag de inhoud en voorraad kunnen zien. Ook werd er een counter gebouwd waar alle
spullen voor de koffiemachine overzichtelijk in opgeborgen konden worden. Er kwam een speciale wijnkaart met betaalbare maar toch smaakvolle wijnen. Dat daar behoefte aan was
bewijst de omzet van de wijn, deze is verdubbeld!

Het interieur wordt ook stukje bij beetje aangepakt. Er zijn nu verschillende soorten zitgelegenheden: een grote gezellige stamtafel, een aantal kleinere tafels, een zithoek met
bank en hogere statafels met stoelen bij de bar. “Op deze manier is er voor ieder wat wils”, aldus Gerard Hilderink.

De tennisbanen van LTV Lockhorst zijn klaar voor de toekomst. Vier à vijf jaar geleden is er smashcourt aangelegd. Op deze baan kan het hele jaar en met vrijwel alle weertypen
worden gespeeld. De vereniging heeft ook een blaashal zodat er van oktober tot en met maart op drie overdekte banen getennist kan worden. Hiermee worden wel honderd
zogenoemde ‘winterleden’ vanuit de regio aangetrokken. “Dit zijn spelers die lid zijn bij een andere vereniging, maar waar vanwege de ondergrond niet altijd getennist kan worden. De
winterleden komen van verschillende verenigingen in kleinere groepjes gebruik maken van onze faciliteiten. We organiseren voor hen onder andere ook een wintercompetitie. Met
deze winterleden erbij is het uitermate gezellig in het clubhuis en genereren we 24 weken per jaar extra inkomsten voor de club!”

In de blaashal worden ook losse banen verhuurd en wordt de kantine af en toe afgehuurd door bijvoorbeeld een dartsportvereniging. “Leveranciers vergelijken onze tennisvereniging
vanwege de omzet ook vaak met een kleine kroeg! En dat is best een compliment” aldus Gerard Hilderink.

Kleine groep van zeer betrokken vrijwilligers, grote groep van actieve leden bij de club

Binnen een vereniging zijn er altijd een aantal mensen nodig die de kar trekken. Maar het helpt ook mee als iedereen zijn best doet om deel uit te maken van het succes van een club.
Bij LTV Lockhorst kan je wel spreken van een ideale situatie. De barcommissie heeft voor de kantine namelijk een vast groepje vrijwilligers bereid gevonden die standaard de bar
openen. Deze actieve leden doen geen bardiensten maar zijn er alleen om de kantine op de starten. Deze groep houdt bij of er de vorige avond goed afgesloten is, of alle producten nog
op voorraad zijn en of alles nog goed werkt. Zij communiceren onderling met elkaar in een logboek over zaken die hen zijn opvallen. Voor de bardiensten zijn alle leden zelf verantwoordelijk. Alle leden van LTV Lockhorst worden gevraagd mee te werken en moeten acht vrijwilligerspunten per jaar verdienen. Zo kan men bijvoorbeeld drie punten verdienen door een avondje achter de bar te staan. Dit systeem werkt op deze vereniging erg goed.

Handboek voor vrijwilligers

Achter de bar ligt een grote klapper. In dit handboek staat alles vermeld waarmee een vrijwilliger te maken kan krijgen tijdens zijn of haar bardienst. Het is een visuele handleiding
die elke vrijwilliger bij de hand neemt en in drie minuten uitlegt hoe alles werkt en waar alles staat. Wat ons betreft een fijne toevoeging en een aanrader voor elke vereniging! Onderaan
dit artikel vindt u als voorbeeld een aantal paginas van dit handboek.

Plannen voor de toekomst

Er staan nog wel een aantal zaken op het verlanglijstje van de vereniging. “We zouden onder andere graag een keer een onderzoek of een enquête willen doen over de algehele ervaring
die bezoekers hebben bij onze vereniging. Dat staat op de planning voor 2016.'” Dit artikel kwam tot stand op initiatief van Dhr. Hilderink. We willen hem ook via deze weg
nogmaals heel erg bedanken voor de gastvrijheid!

Heb jij in de kantine ook alles zeer goed geregeld en zou je ook jouw tips willen delen met ons en de andere sportverenigingen van Twelve? Stuur deze dan op naar help@twelve.eu. Uiteraard komen we dan ook graag bij jullie langs!