Kasverschil voorkomen en oplossen

Het hebben van een kasverschil is helaas een veel voorkomend probleem bij ondernemers. Kasverschillen zijn nooit fijn. Het betekent namelijk dat er ergens iets misgaat. Genoeg reden om een kasverschil te voorkomen dus. Maar wat moet je doen als een kasverschil toch voorkomt? Ook op dit vraagstuk gaan we hieronder verder in.

Wat is een kasverschil?

Er is sprake van een kasverschil als je aanwezige kasgeld afwijkt van het kassaldo volgens het kasboek.

Heb je geen kassasysteem?

Bij ondernemingen of verenigingen die geen gebruik maken van een kassasysteem komen alle inkomsten op één hoop. Dit vormt uiteindelijk je totale omzet. Maar doordat bijvoorbeeld ook de drankjes die je gratis weggeeft niet worden geregistreerd, zijn lekkages lastig te achterhalen.

Heb je wel een kassasysteem?

Als je met een kassasysteem werkt, krijg je de kasverschillen wel inzichtelijk. Alle verkopen worden namelijk aangeslagen op de kassa of pinautomaat, waarna je aangeeft of er met PIN of met cash wordt betaald. Het voordeel van het werken met een kassasysteem zit hem in de registratie. Niet alleen de standaard verkopen, maar ook de weggegeven producten worden aangeslagen. Op deze manier ontstaat er een overzicht waar hetgeen je inkoopt gelijk dient te staan aan je verkopen. Hierdoor wordt een eventueel kasverschil inzichtelijk. Een voorbeeld: je hebt 50 blikken cola, je verkoopt 30 blikken en je geeft 5 blikken weg. Deze 5 weggegeven blikken sla je ook aan op de kassa en registreer je hierdoor ook. In theorie zou je dan uiteindelijk nog 15 blikken cola over moeten hebben. Als dit niet het geval is, kan je concluderen dat er een kasverschil heeft plaatsgevonden.

Tips om een kasverschil te voorkomen

Tip 1: Communiceer naar je werknemers toe

Maak je werknemers ervan bewust dat het noodzakelijk is om alles wat genuttigd wordt aan te slaan op de kassa. Op deze manier houd je het overzicht en voorkom je dat je niet meer weet waar het verschil vandaan komt.

Tip 2: Ga voor een dubbele controle

Een dubbele controle houdt in dat, wanneer je als je aan het einde van de avond je kas gaat tellen, je dit door twee mensen laat doen. Eén iemand telt de fysieke kas. Hiermee wordt de werkelijke hoeveelheid die in de kassa zit bedoeld. De tweede persoon controleert dit nogmaals door middel van de dagstaat die hij of zij ontvangt via de mail. Als de fysieke telling van de kas en de dagstaat overeenkomen heb je geen kasverschil.

Tip 3: Koppel je pinautomaat aan de kassa

Het voordeel van het koppelen van je pinautomaat aan de kassa is dat het bedrag automatisch wordt ingevoerd op de pinautomaat. Hierna hoeft de klant slechts nog af te rekenen. Hierdoor reduceer je het risico van het intypen van een foutief bedrag als het erg druk is aan de bar tijdens piekmomenten. Bijvoorbeeld: iemand bestelt een biertje voor 3 euro. Bij een niet gekoppelde pinautomaat bestaat de kans dat er door de drukte per ongeluk 30 euro of slechts 0,30 cent wordt ingevoerd. Door je pinautomaat te koppelen aan het kassasysteem wordt er automatisch het bedrag 3 euro ingevoerd, waardoor er ook echt 3 euro wordt afgerekend. Op deze manier worden er geen fouten gemaakt en voorkom je eenvoudig een kasverschil.

Tip 4: Registreer je inkopen en voorraad

Het registreren van je voorraden door middel van een kassasysteem zorgt voor een duidelijk overzicht. Doordat je weet wat je inkoopt en wat je verkoopt, kan je eenvoudig de voorraad analyseren en bijhouden.

Tip 5: Cashless betalen

Cashless betalen is in onze optiek de beste manier om een kasverschil te voorkomen. Om dit nader toe te lichten, zijn we in gesprek gegaan met een Account Manager van Twelve. Hij vertelde over een workshop die hij heeft gegeven. Tijdens deze workshop heeft hij een afbeelding met een briefje van 25 euro laten zien. Toen hij vroeg wat er niet klopte op deze afbeelding viel er een lange stilte. Niemand merkte namelijk op dat briefjes van 25 euro niet bestaan. Kortom, door veel met contant geld te werken, kunnen er ook veel fouten gemaakt worden.

Zoals hierboven genoemd heeft contant geld het nadeel dat je onbewust fouten kan maken. Zo kan je tijdens de piekmomenten door de drukte per ongeluk in de veronderstelling zijn dat iemand je zojuist een briefje van 50 euro gaf, terwijl dit slechts een briefje van 20 euro was. Het gevolg is dat je te veel geld teruggeeft. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat je per ongeluk nep geld aanneemt. Fouten zijn met contant geld dus snel gemaakt.

Het grootste voordeel van cashless betalen is dat bovenstaande fouten niet meer gemaakt kunnen worden. Je slaat immers je producten aan, drukt op PIN of clubcard en rekent af. Hier komt geen contant geld bij kijken. Op deze manier verminder je de kans op een kasverschil aanzienlijk.

Waarom cashless?

Naast het feit dat cashless betalen het voordeel heeft dat kasverschillen niet meer mogelijk zijn, heeft cashless betalen nog vele andere voordelen:

1. Toename snelheid van transacties.
   Er hoeft geen wisselgeld teruggegeven te worden. Hierdoor verkort je de wachttijden, wat zich zal resulteren in een hogere omzet.
2. Fraude met contant geld is niet meer mogelijk.
   Doordat er geen contant geld in omloop is, kan er geen geld meer uit de kassa verdwijnen.
3. Vergroten veiligheid.
   Door het feit dat er geen contant geld is, valt er weinig tot niks te halen voor dieven. Hierdoor reduceer je de kans op inbraken en overvallen, waardoor de veiligheid in je onderneming of vereniging groeit.

En het contante geld dan?

Bij Twelve weten wij als geen ander dat bij elke onderneming of vereniging contant geld in omloop is. Wij hebben hier echter een eenvoudige oplossing voor bedacht. Wij bieden de mogelijkheid om met een clubcard af te rekenen via ons kassasysteem. Deze clubcard kun je opwaarderen met contant geld, maar de betalingen aan de bar zijn cashless.

Heb je toch een kasverschil?

Na alle maatregelen om een kasverschil te voorkomen, kan het natuurlijk zo zijn dat er toch een kasverschil optreedt. Hoe lossen we dit nu op?

Allereerst is het belangrijk te weten hoe dit kasverschil is ontstaan. Hiervoor moeten we gaan terug rekenen. Zie je bijvoorbeeld dat je per week een bepaald kasverschil hebt, dan is het verstandig om de kas per dag te gaan tellen. Als je dan opmerkt dat je op een specifieke dag een kasverschil hebt, ga je het per shift bekijken. Op deze manier maak je tijdsperiode steeds kleiner en kan je beter achterhalen wat voor kasverschil het is.

Een kasverschil kan je indelen in twee categorieën:

1. Onbewuste fraude
   Onbewuste fraude ontstaat door menselijke fouten. Bijvoorbeeld het per ongeluk te veel geld teruggeven. Door het feit dat je met mensen werkt, zal dit altijd een risico blijven, indien je met contant geld werkt. Communicatie naar je werknemers toe is hier vooral belangrijk. Dit soort kasverschil is vaak te kenmerken door een kasverschil van steeds 2 of 3 euro per dag.
2. Bewuste fraude
   Er kan echter ook sprake zijn van bewuste fraude. Hiervan spreken we als iemand bewust geld wegpakt uit de kassa of gratis drank weggeeft, maar dit wel als betaald aanslaat op de kassa. Dit kasverschil kenmerkt zich door op één dag een groter kasverschil te hebben.

Al met al kunnen we er het beste voor zorgen dat kasverschillen niet voorkomen. Dit bespaart een hoop tijd en houd de sfeer op de werkvloer goed. In onze optiek is cashless betalen de beste oplossing. Het is sneller en veiliger!