Voorraadbeheer Horeca

Voor veel horecaondernemers is voorraadbeheer een essentieel onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Het helpt aan de financiële gezondheid van je organisatie, de efficiëntie op jouw locatie maar ook aan de tevredenheid van je gasten. Het is belangrijk om altijd voldoende producten op voorraad te hebben op jouw horecalocatie. Maar hoe werkt efficiënt voorraadbeheer in de Horeca precies? En hoe zorg je ervoor dat je je voorraad zo goed mogelijk beheert? In deze blog bespreken we waarom voorraadbeheer belangrijk is voor jouw horecalocatie en lees je hoe Twelve jou hierin kan helpen!

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer verwijst simpelweg naar het proces van plannen, organiseren en controleren van jouw voorraad. Het houdt in dat je de juiste hoeveelheid voorraad op het juiste moment beschikbaar hebt op jouw horecalocatie. Het doel is om ervoor te zorgen dat de benodigde producten/ingrediënten altijd beschikbaar zijn wanneer je gasten dit bestellen. Hierbij is het belangrijk dat je de balans tussen teveel en te weinig voorraad in de gaten houdt. Door je voorraad goed bij te houden, verminder je de kans op verspilling en zorg je ervoor dat je altijd de door je gasten bestelde gerechten op tafel kunt zetten.

Waarom is voorraadbeheer in de Horeca zo belangrijk?

In de Horeca is voorraadbeheer erg belangrijk. Helemaal met de uitdaging van producten met een beperkte houdbaarheid is het belangrijk dat je als horecaondernemer goed zicht hebt op je voorraad. Zo kun je namelijk tekorten vermijden en verspilling door derving verminderen. Daarnaast brengt een goed voorraadbeheer financiële voordelen met zich mee. Je hebt minder ruimte nodig voor je voorraad door effectief voorraadbeheer en je verminderd het risico op voorraad dat over de datum gaat. Tot slot is een bijkomend voordeel van goed voorraadbeheer dat je zo je gasten tevreden houdt. Je hoeft ze zo namelijk nooit teleur te stellen dat een gerecht niet beschikbaar is omdat het niet op voorraad is.

Belangrijke begrippen met betrekking tot voorraadbeheer in de Horeca

Wanneer we het hebben over voorraadbeheer in de Horeca, zijn er een aantal belangrijke begrippen die hiermee te maken hebben. Hieronder lees je deze begrippen en waarom deze zo belangrijk zijn.

Verbruik

Het verbruik verwijst naar de hoeveelheid producten die in een bepaalde periode worden verkocht. Het nauwkeurig en correct meten ervan is enorm belangrijk voor het bepalen van toekomstige bestellingen. Dankzij de mogelijkheden van het kassasysteem van Twelve wordt dit automatisch bijgehouden. Zo krijg je een seintje wanneer de voorrad bijna op is en weet je precies hoeveel je bij moet bestellen voor de de komende periode.

Verbruiksduur

Met de verbruiksduur wordt ingeschat hoelang het duurt voordat de voorraad (bijna) op is. Wanneer je hier een goede inschatting van maakt, helpt het jou om een juiste beslissing te maken over wanneer en hoeveel nieuwe voorraad besteld moet worden. Maar het inzicht dat je krijgt met het systeem van Twelve helpt je hierbij, zodat je nooit mis kan zitten met je bestelling.

Waarde

De waarde staat voor de totale kosten van de voorraad. Dit heeft directe invloed op de financiële gezondheid van je horecaonderneming. Een te grote voorraad kan namelijk de beschikbare financiële middelen van een horecazaak verminderen. Wanneer er veel geld wordt uitgegeven aan voorraad dat niet wordt verkocht, kan dit leiden tot problemen in de cashflow van jouw onderneming. Het is dus altijd belangrijk om de waarde van de voorraad laag te houden, maar zeker niet te laag, je wil namelijk geen nee hoeven verkopen.

Niveau

Het actuele niveau van de voorraad verandert dagelijks. Dankzij het voorraadbeheer dat Twelve biedt zie je dagelijks wat jouw voorraad is en hoef je dit niet handmatig te tellen aan het eind van de dag. Zo weet je precies hoelang je nog vooruit kan.

Afwijking

Afwijkingen staan voor verschillen tussen de geregistreerde voorraad en de fysieke voorraad (de voorraad die daadwerkelijk aanwezig is). Deze verschillen kunnen ontstaan door verschillende factoren. Zo kan er sprake zijn geweest van diefstal, verlies of derving, maar ook door administratieve fouten kunnen afwijkingen worden veroorzaakt. Het begrijpen waar deze afwijkingen vandaan komen, helpt je om dit te verminderen. Door de integratie van voorraadbeheer op jouw Twelve kassasysteem zorg je ervoor dat er geen handmatige fouten meer hierin worden gemaakt en bewaar je beter het overzicht.

Tips voor voorraadbeheer in de Horeca

Voor een zo goed mogelijk verloop van de voorraadbeheer op jouw horecalocatie hebben we een aantal tips voor je op een rijtje gezet. Zo hoef jij je geen zorgen meer te maken om je voorraadniveaus!

Zorg voor orde en structuur

Allereerst is het belangrijk om te zorgen voor een goed georganiseerde opslagruimte. Gebruik hiervoor dan ook altijd labels, houdbaarheidsdata en rotatiesystemen. Een georganiseerde voorraad, gecombineerd met systemen zoals FIFO (first-in-first-out), verzekert de versheid van producten en minimaliseert verspilling.

Houd je voorraad digitaal bij

Daarnaast is het slim om je voorraad digitaal bij te houden. Digitale kassasystemen, zoals die van Twelve, verminderen handmatige fouten en verhogen de efficiëntie door eenvoudige exports die gemaakt kunnen worden en automatische meldingen bij een lage voorraad. Dit is altijd realtime in te zien via een laptop, maar ook is er de mogelijkheid voor mobiele toegang, waardoor je altijd en overal direct je voorraad beheert.

Registreer je omzet dagelijks

Zorg dagelijks voor de dagafluiting van je pinautomaten om te checken voor welk totaalbedrag er is gepind. Een dagelijkse omzetregistratie geeft inzicht in het verbruik, seizoensgebonden trends en stelt jou als ondernemer in staat beter te plannen. Zo kan je voorspellingen maken met wat er gaat komen door middel van vroegere data. Dankzij het inzicht dat je krijgt met de kassasystemen van Twelve, lees je dit heel eenvoudig af.

Houd reservevoorraden aan

Tot slot is het ook altijd slim om een reservevoorraad aan te houden. Het aanhouden van een buffer is cruciaal om onvoorziene gebeurtenissen of leveringsproblemen op te vangen. Kom achter de producten die altijd op voorraad moeten zijn (die het meeste worden verkocht/gebruikt) en zorg dat je deze ook altijd in huis hebt.

Hoe Twelve jou helpt met voorraadbeheer in de Horeca

Met de kassasystemen van Twelve zorg je voor een volledige automatisering van je voorraadbeheer. Zo heb je hier nauwelijks meer omkijken naar en kun je erop vertrouwen dat het kassasysteem de voorraadniveaus altijd nauwkeurig en geüpdatet voor je bijhoudt, wanneer de producten goed worden aangeslagen in de kassa. Met Twelve ben je verzekerd van het meest gebruiksvriendelijke kassasysteem, waardoor jij en je personeel er direct mee aan de slag kunnen. Vragen? Onze specialisten staan voor je klaar om al je vragen te beantwoorden! Benieuwd wat wij precies voor jouw horecazaak kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op!