Wat je moet weten voor je een POS-systeem kiest

Wat is een POS-systeem?

Een POS-systeem (Point of Sale) is de moderne, digitale opvolger van het traditionele kassasysteem. Waar een ouderwetse kassa vooral bedoeld was om betalingen vast te leggen, biedt een POS-systeem veel meer inzicht. Je verwerkt er transacties mee, houdt je voorraad bij, bekijkt verkoopstatistieken en koppelt het eenvoudig aan je boekhouding of personeelsplanning. Alles wordt centraal opgeslagen in de cloud, zodat je altijd toegang hebt tot actuele gegevens.

Hoe werkt een POS-systeem?

Producten worden gescand of aangeslagen, de betaling gaat via contant of via een pinautomaat en de gegevens worden direct opgeslagen in de beheeromgeving. Vanuit die omgeving zie je realtime welke producten verkocht zijn, wat je omzet is en hoe je voorraad ervoor staat. Dankzij integraties met onder andere je boekhouding of een plattegrondmodule breid je het systeem eenvoudig uit met functies die bij jouw organisatie passen.

Voor online winkels werkt een POS-systeem net iets anders. Daar wordt gebruikgemaakt van een Payment Service Provider, zoals iDEAL, PayPal of creditcardbetalingen. Ook hierbij wordt alle informatie centraal opgeslagen, waardoor zowel online als offline verkoop via één systeem te beheren is.

Meer dan een kassa; de onmiskenbare voordelen van een POS!

Het gebruik van een POS-systeem biedt jou een hogere transactiesnelheid en helpt om jouw organisatie te optimaliseren. Hieronder lees je verschillende voordelen van een POS-systeem. Dit ondersteunt jou om eenvoudig je zaken op het gebied van de verkoop en je administratie te regelen:

• Alles op één plek: Of je organisatie meerdere afrekenpunten heeft of meerdere vestigingen, met een POS-systeem worden alle gegevens op één centrale plek opgeslagen in de cloud. Dit heeft als voordeel dat de verkoopgegevens altijd en overal toegankelijk zijn. De informatie is altijd up-to-date, waardoor je gelijk aan de slag kan met je administratie en je op meerdere systemen dezelfde software kunt zetten.
• Integreren van verschillende software: Je koppelt verschillende softwareprogramma’s aan jouw POS-systeem. Naast het bijhouden van verkoopgegevens, houd je ook eenvoudig de personeelsgegevens bij met een personeelsmanagementsysteem of met een voorraadsysteem waarbij je voorraad altijd up-to-date is. Hierdoor zijn onderdelen als je voorraadbeheer geen tijdrovende klussen meer!
• Inspelen op klantgegevens: Wanneer je met de juiste integraties werkt, worden persoonsgegevens makkelijk opgeslagen en kun je hierop inspelen. Hierdoor wordt het mogelijk om bijvoorbeeld persoonlijke aanbiedingen te doen op basis van deze gegevens. Dit zorgt weer voor een hogere klanttevredenheid!
• Data gestuurde kassasoftware: In tegenstelling tot een ouderwets kassasysteem houdt een POS-systeem alle verkopen bij. Deze gegevens zijn met een POS-systeem altijd inzichtelijk waardoor je sneller inspeelt op trends. Zie eenvoudig welke producten het meest worden verkocht, zodat je deze bijvoorbeeld op de pagina met meest verkochte producten kunt zetten.

POS-systemen voor verschillende branches

Voor vrijwel elke branche bestaat een passend POS-systeem. De retail gebruikt het vooral voor voorraadbeheer en klantprofielen, terwijl een fast-service horecalocatie vooral profiteert van snelheid en eenvoudige bediening. Restaurants en cafés gebruiken POS-systemen om tafelbediening, reserveringen en ordermanagement te stroomlijnen. Voor verkoop op locatie is een mobiel POS-systeem ideaal, omdat dit flexibele hardware combineert met dezelfde uitgebreide softwarefuncties.

De combinatie van hardware en software

Bij een POS-systeem draait alles om de juiste combinatie. Je kiest zelf welke softwaremodules je nodig hebt en breidt het systeem uit met hardware zoals kassa’s, bonprinters of klantendisplays. Met een voorraadmodule krijg je automatische meldingen wanneer producten bijna op zijn en zie je direct wanneer je moet bijbestellen. Door al deze onderdelen te combineren ontstaat een efficiënt, compleet en toekomstbestendig systeem.

Integraties met andere bedrijfssoftware

Een POS-systeem werkt het best wanneer het naadloos aansluit op de rest van je organisatie. Integraties met boekhoudsoftware zorgen voor realtime financiële updates, terwijl koppelingen met voorraadbeheer en e-commerceplatforms ervoor zorgen dat je altijd een actueel beeld hebt van wat er gebeurt. Je hoeft gegevens nooit dubbel in te voeren en werkt altijd met de meest recente informatie.

Beveiliging en betrouwbaarheid

Moderne POS-systemen worden standaard geleverd met fraudedetectie en toegangscontrole, zodat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot bepaalde functies. Regelmatige updates zorgen ervoor dat je systeem voorzien blijft van de nieuwste beveiligingslagen en dat je altijd volgens de laatste standaarden werkt.

Hoe kies je het juiste POS-systeem voor jouw organisatie?

Een POS-systeem kiezen dat goed aansluit op jouw wensen is een lastige taak. Het is hierbij belangrijk om na te denken over de functionaliteiten waar jouw POS-systeem over moet beschikken. Volg onderstaande stappen om het juiste POS-systeem te kiezen voor jouw organisatie:

1. Analyseer je behoeften. Bepaal welke functies op een POS-systeem vereist zijn voor je organisatie.
2. Overweeg je budget. Kijk zowel naar de initiële kosten als de lopende kosten, zodat je een goed beeld hebt van de kosten die je gaat maken.
3. Gebruiksgemak. Zorg dat je een systeem kiest dat intuïtief en eenvoudig te gebruiken is. Zo kan het personeel er goed en eenvoudig mee overweg.  
4. Opschalen. Denk aan de toekomst en hoe eenvoudig het systeem met jouw organisatie mee kan groeien.  

Veel voorkomende valkuilen bij de implementatie van een POS-systeem

Niet alles gaat altijd goed bij de implementatie van een POS-systeem, maar om jou de kans te geven de meest voorkomende valkuilen te vermijden, hebben wij ze voor je op een rij gezet:

• Onvoldoende training. Voor een goede omgang met het POS-systeem is het van belang om te investeren in goed opgeleid personeel.  
• Verouderde hardware. Zorg daarom voor apparatuur dat up-to-date en eenvoudig te combineren is met andere apparaten.  
• Gebrek aan technische ondersteuning. Kies voor een organisatie met een goede klantenservice om je te ondersteunen. Je gasten teleurstellen door een technische storing, dat is het laatste wat je wil.  
• Te weinig onderzoek voorafgaand aan de aanschaf van een POS-systeem. Het is van groot belang om een systeem te kiezen dat goed aansluit op jouw wensen en behoeften.  

Waarom een POS-systeem van Twelve?

Met een POS-systeem van Twelve haal je een compleet pakket in huis. Je kiest zelf de softwaremodules die je nodig hebt en combineert deze met betrouwbare hardware. Dankzij slimme integraties werk je efficiënter, krijg je beter inzicht in je processen en houd je tijd over voor je gasten of klanten. Onze specialisten helpen je graag bij het kiezen van de juiste oplossing.

Ontdek de mogelijkheden voor jouw organisatie

Wil je weten hoe een POS-systeem van Twelve jouw organisatie kan versterken? Neem contact op met onze specialisten en ontdek welke oplossing het beste bij jouw situatie aansluit. Je kunt ook alvast een online kassatour volgen via deze link.