Wat je moet weten bij het aanschaffen van een POS-systeem

POS-systeem

Locaties waar producten worden verkocht, kunnen tegenwoordig niet meer zonder: een kassasysteem waarbij zowel de verkoop van de producten als de boekhouding hiervan eenvoudig wordt bijgehouden en geregistreerd. Zo’n kassasysteem wordt ook wel een POS-systeem genoemd. POS staat voor ‘Point Of Sale’. Het is letterlijk het punt waar de verkoop plaatsvindt. Waar een ouderwets kassasysteem alleen gebruikt wordt om af te rekenen, geeft een POS-systeem jou ook inzicht in o.a. klantgegevens, voorraadinformatie, verkoopstatistieken en eventueel zelfs in je personeelsplanning. Ideaal voor iedere verkooplocatie. Benieuwd naar de werking, mogelijkheden en voordelen van een POS-systeem? Je leest het hier! 

Wat is een POS-systeem?

Met de technologie die zich blijft ontwikkelen, kunnen kassasystemen niet achterblijven. Zo kan er met een kassasysteem natuurlijk afgerekend worden, maar biedt een POS-systeem handige tools om het betaalproces en alles wat daarbij komt kijken te versnellen en te vereenvoudigen. Een POS-systeem is een computergestuurde kassa die ervoor zorgt dat je altijd je gewenste inzicht hebt. Jij bepaalt helemaal zelf hoe je jouw POS-systeem inzet. Dit kan alleen voor het afrekenen en het bekijken van je omzet zijn, maar je zet een POS-systeem ook in voor je voorraadbeheer, regelt je boekhouding en meer. Met een POS-systeem regel jij je zaken van A tot Z, zodat je met de hoogste transactiesnelheden en het meeste inzicht jouw organisatie, vereniging of onderneming kunt runnen! 

Hoe werkt een POS-systeem?

Het werken met een POS-systeem is in de praktijk heel eenvoudig. De gekozen of bestelde producten scan je of sla je aan op de kassa. De betaling wordt vervolgens via één van de verschillende betaalmethoden gedaan, de meest voorkomende methoden zijn contant of via een pinautomaat. De gemaakte transactie zie je vervolgens direct terug in de beheeromgeving van jouw POS-systeem. Deze informatie wordt opgeslagen op één centraal punt in de Cloud. Zo heb je altijd en overal direct inzicht in de verkochte producten, gedraaide omzet en alle andere gegevens die je wil inzien. Maar dat is niet alles. Een POS-systeem is eenvoudig uit te breiden. Zo heb je bijvoorbeeld dankzij een integratie met jouw boekhoudsysteem altijd inzicht in je financiële cijfers, of kan je met een plattegrond op jouw POS-systeem werken om het overzicht te bewaren. 

 In tegenstelling tot een fysieke winkel heeft een POS-systeem voor een online winkel geen hardware nodig. Wel gebruik je hiervoor natuurlijk ook een betaalsysteem. Omdat de betaling niet gebeurt via een fysieke kassa, is er voor online winkels een Payment Service Provider (PSP) (kvk.nl, 2022). Dit is een online betaalsysteem in de vorm van software. De PSP biedt online betaaloplossingen aan zoals iDeal, Paypal en creditcardbetalingen. Zo kan iedereen eenvoudig en veilig afrekenen. Ook bij een online winkel zijn verschillende softwareprogramma’s eenvoudig te integreren, zodat je net als bij een fysieke winkel altijd inzicht hebt in je data! 

Meer dan een kassa; de onmiskenbare voordelen van een POS!

Het gebruik van een POS-systeem biedt jou een hogere transactiesnelheid en helpt om jouw organisatie te optimaliseren. Hieronder lees je verschillende voordelen van een POS-systeem. Dit ondersteunt jou om eenvoudig je zaken op het gebied van de verkoop en je administratie te regelen: 

Alles op één plek

Of je organisatie meerdere afrekenpunten heeft of meerdere vestigingen, met een POS-systeem worden alle gegevens op één centrale plek opgeslagen in de cloud. Dit heeft als voordeel dat de verkoopgegevens altijd en overal toegankelijk zijn. De informatie is altijd up-to-date, waardoor je gelijk aan de slag kan met je administratie en je op meerdere systemen dezelfde software kunt zetten. 

Integreren van verschillende software

Je koppelt verschillende softwareprogramma’s aan jouw POS-systeem. Naast het bijhouden van verkoopgegevens, houd je ook eenvoudig de personeelsgegevens bij met een personeelsmanagementsysteem of met een voorraadsysteem waarbij je voorraad altijd up-to-date is. Hierdoor zijn onderdelen als je voorraadbeheer geen tijdrovende klussen meer! 

Inspelen op klantgegevens

Wanneer je met de juiste integraties werkt, worden persoonsgegevens makkelijk opgeslagen en kun je hierop inspelen. Hierdoor wordt het mogelijk om bijvoorbeeld persoonlijke aanbiedingen te doen op basis van deze gegevens. Dit zorgt weer voor een hogere klanttevredenheid! 

Data gestuurde kassasoftware

In tegenstelling tot een ouderwets kassasysteem houdt een POS-systeem alle verkopen bij. Deze gegevens zijn met een POS-systeem altijd inzichtelijk waardoor je sneller inspeelt op trends. Zie eenvoudig welke producten het meest worden verkocht, zodat je deze bijvoorbeeld op de pagina met meest verkochte producten kunt zetten. 

Een wereld aan mogelijkheden: POS-systemen voor elke branche

Onze POS-systemen zijn voor bijna iedere branche geschikt. Voor elke branche is er namelijk een bijpassend POS-systeem beschikbaar. Hieronder lichten we er vier uit:

1. Een POS voor gebruik in de retail. Deze is specifiek voor winkels. De Retail POS ondersteunt vaak voorraadbeheer en klanten loyaliteitsprogramma’s.
2. Een POS voor in de Horeca fast-service, dit is een overzichtelijk en snel POS-systeem waar veel transacties in korte tijd mee gedaan kunnen worden. 
3. Een POS voor de Horeca tafelbediening, dit past perfect bij restaurants en cafés. Dit POS-systeem beschikt vaak over functies als tafelreserveringen en ordermanagement. 
4. Een POS voor mobiel gebruik, dit is een flexibel systeem voor verkoop op locatie of pop-up evenementen.  

POS-systeem hardware en software

Een POS-systeem is dus een combinatie van hardware en software. Het gebruik van zo’n systeem scheelt veel tijd in je dagelijkse werkzaamheden. Kies zelf welke software het belangrijkst is voor jouw situatie. Heb jij een voorraad die bijgehouden moet worden. Dan biedt de software waarmee jij je voorraad beheert de ideale uitkomst. Doordat je voorraad is afgestemd op je verkopen, hoef je nooit je voorraad te tellen. Bij Twelve bieden we voor jouw POS-systeem o.a. de Voorraadmodule aan om dit te beheren. Daarnaast ontvang je door te werken met de Voorraadmodule een seintje wanneer het door jou ingestelde minimum (bijna) is bereikt. Zo weet je precies wanneer je een nieuwe bestelling moet plaatsen. Van de verkochte producten zie je vervolgens overzichtelijke rapportages in, zodat je overal inzicht in hebt. Onze software integreer je eenvoudig met software van verschillende partners en combineer je met onze hardware om jouw POS-systeem compleet te maken. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om uit te breiden met een Klantendisplay om informatie te delen of een bonnenprinter waardoor je een betaalbewijs kunt meegeven! Zo is het mogelijk om met verschillende software en hardware jouw POS-systeem helemaal naar eigen wens in te richten. 

Integratie van POS-systemen met andere bedrijfssoftware

Het POS-systeem is niet alleen een handige tool om los te gebruiken, maar deze kan ook ingezet worden in combinatie met andere bedrijfssoftware. Denk hierbij aan de software voor je boekhouding en andere financiën bijvoorbeeld. Deze integratie geeft een directe koppeling met boekhoudsoftware voor real time updates. Ben je op zoek naar een POS-systeem dat koppelt met je voorraadbeheer? Ook dat is geen probleem! Synchroniseer eenvoudig met jouw voorraad voor actuele voorraadniveaus. Ook met e-commerce en klantrelatiebeheer (CRM) is een integratie mogelijk. Koppel voor je e-commerce je POS-systeem aan online verkoopplatforms voor een vloeiend verkoopproces.  

De beveiliging van een POS-systeem

De meeste POS-systemen beschikken over fraudedetectie. Met verschillende systemen en software worden ongebruikelijke activiteiten gedetecteerd en zo voorkomen. Ook is het mogelijk om ons POS-systeem te beveiligen met een toegangscontrole. Hiermee behoud je het overzicht wie toegang heeft tot verschillende delen van het systeem. Regelmatige updates zorgen ervoor dat jouw POS-systeem is voorzien van de nieuwste beveiligingsupgrades. 

Hoe kies je het juiste POS-systeem voor jouw organisatie?

Een POS-systeem kiezen dat goed aansluit op jouw wensen is een lastige taak. Het is hierbij belangrijk om na te denken over de functionaliteiten waar jouw POS-systeem over moet beschikken. Volg onderstaande stappen om het juiste POS-systeem te kiezen voor jouw organisatie: 

1. Analyseer je behoeften. Bepaal welke functies op een POS-systeem vereist zijn voor je organisatie.
2. Overweeg je budget. Kijk zowel naar de initiële kosten als de lopende kosten, zodat je een goed beeld hebt van de kosten die je gaat maken. 
3. Gebruiksgemak. Zorg dat je een systeem kiest dat intuïtief en eenvoudig te gebruiken is. Zo kan het personeel er goed en eenvoudig mee overweg.   
4. Opschalen. Denk aan de toekomst en hoe eenvoudig het systeem met jouw organisatie mee kan groeien.  

Toekomstige trends en innovaties in POS-technologie

De wereld is altijd in beweging. Er zijn steeds meer nieuwe ontwikkelingen en er worden steeds meer innovaties gedaan. Maar wat kun je in de toekomst verwachten van de vernieuwde POS-technologie? Ook hier zullen verschillende nieuwe trends en innovaties komen. Denk bijvoorbeeld aan Cloud gebaseerde systemen. Hiermee heb je in de toekomst een flexibel systeem met eenvoudige toegang vanaf elke locatie. Artificial Intelligence (AI), Augmented Reality (AR) en Virtual Reality  (VR) spelen nu al een steeds grotere rol. Een opkomende trend is het inzetten van voorspellende analyses en automatisering met AI en unieke ervaringen met AR en VR.   

Veel voorkomende valkuilen bij de implementatie van een POS-systeem

Niet alles gaat altijd goed bij de implementatie van een POS-systeem, maar om jou de kans te geven de meest voorkomende valkuilen te vermijden, hebben wij ze voor je op een rij gezet: 

• Onvoldoende training. Voor een goede omgang met het POS-systeem is het van belang om te investeren in goed opgeleid personeel.  
• Verouderde hardware. Zorg daarom voor apparatuur dat up-to-date en eenvoudig te combineren is met andere apparaten.   
• Gebrek aan technische ondersteuning. Kies voor een organisatie met een goede klantenservice om je te ondersteunen. Je gasten teleurstellen door een technische storing, dat is het laatste wat je wil.  
• Te weinig onderzoek voorafgaand aan de aanschaf van een POS-systeem. Het is van groot belang om een systeem te kiezen dat goed aansluit op jouw wensen en behoeften.  

Breid jouw systemen uit met een POS-systeem van Twelve

Als je nog twijfelt om een POS-systeem aan te schaffen, dan kan je er na het lezen van deze blog eigenlijk niet meer onderuit. Een POS-systeem helpt je bij de verkoop en houdt de data hiervan nauwkeurig bij. Een POS-systeem is zowel op het gebied van hardware als software eenvoudig uit te breiden. Het neemt je veel werk uit handen en je hebt altijd inzicht om het optimale uit jouw organisatie te halen. Bij Twelve helpen we je graag om jou hierin te ondersteunen en te adviseren. We bieden alle hardware aan die jij nodig hebt om aan de slag te gaan met jouw POS-systeem en deze volledig uit te breiden. Door het veelzijdige pakket aan softwaremodules en integraties met onze partners biedt Twelve jou het volledige pakket. Zo kan jij zonder zorgen met ons POS-systeem van start! 

Laat een POS-systeem voor jou werken 

Ben jij geïnteresseerd in de mogelijkheden van ons POS-systeem? Ga in gesprek met onze specialisten om alle mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken. Neem contact met ons op, of vul hieronder jouw gegevens in, dan benaderen wij jou!