Het aankoopproces van een Twelve-betaaloplossing voor sportverenigingen

Het kiezen voor een nieuw bestel- en betaaloplossing is vaak niet een beslissing die je van de een op de andere dag maakt. Je hebt als vereniging wensen en eisen waaraan voldaan moet worden, er zijn veel verschillende mogelijkheden en het is toch een belangrijke investering die je doet als club. Wat komt er nou allemaal bij zo’n betaalproces kijken en hoe gaat dit bij Twelve in zijn werk? Wij geven je een kijkje in de keuken! Hiervoor laten we niet alleen onze eigen Twelvers aan het woord, maar hebben we ook aan Hans van der Meijden van SV Parkhout naar zijn ervaringen in het aankoopproces gevraagd. Twijfel jij nog of Twelve dé partij is voor jou club? Kristof, Koen én Hans vertellen je waarom Twelve een goede keuze is! 

In contact komen met Twelve: hoe gaat dat?

“Er zijn verschillende mogelijkheden”, vertelt Kristof Philipus, accountmanager New Business bij Twelve. “Een potentiële klant kan ons zelf benaderen, telefonisch, via de mail, de website of de sociale kanalen. Ook zien we binnen de afdeling steeds meer potentiële klanten binnenkomen door mond-tot-mond reclame. Twelve heeft ondertussen zo’n 3.000 sportverenigingen in Nederland aangesloten. Deze clubs hebben veel onderling contact en zo kan een club dus ook bij ons uitkomen.”  

SV Parkhout uit Nieuwegein is zo’n club die Twelve zelf benaderd heeft. De club komt voort uit een fusie van Voetbalclub Geinoord en VSV Vreeswijk. Bij een nieuwe club, hoort natuurlijk ook een nieuw clubgebouw mét kantine en alles wat daarbij hoort. “We hebben een marktonderzoek gedaan en daar kwamen in eerste instantie drie kandidaten naar voren waar Twelve er één van was. Toen hebben we informatie opgevraagd. Die informatie hebben we heel uitgebreid onderzocht en Twelve is daar als beste leverancier uitgekomen”, begint Hans.  

Hoe gaat het dan met potentiële klanten die niet zelf bij Twelve terecht komen in hun zoektocht of niet weten dat een eenvoudiger kassasysteem binnen handbereik ligt? “Er wordt ook veel koud gebeld. Dat betekent dat we op zoek gaan naar sportverenigingen en vanuit daar telefonisch contact zoeken met bestuur, voorzitter of penningmeester om een kennismaking in te plannen op locatie.” voegt Kristof toe. 

Het eerste contact is gelegd: hoe nu verder?

Heb je na de eerste kennismaking en het inwinnen van informatie interesse in de oplossingen van Twelve? Dan wordt er een demo ingepland op locatie. Deze demo is hét moment om de snelheid en eenvoud van onze bestel- en betaaloplossingen zelf te ervaren! “We proberen ervoor te zorgen dat alle bestuursleden aanwezig zijn, zodat iedereen weet waar het om gaat. De kassa gaat altijd mee naar de afspraak op locatie. Hierdoor krijgt het bestuur meteen een beeld van de kassa, wat ervoor nodig is om deze aan te sluiten en waar deze eventueel geplaatst kan worden in de kantine. De kassa en de functies ervan worden helemaal doorlopen waarbij er natuurlijk veel ruimte is voor vragen. Ook wordt er gekeken naar de huidige situatie en waar een club tegenaan loopt.” Is het voor jouw vrijwilligers altijd lastig om de juiste producten te vinden op de kassa? Dan zie je tijdens deze demo meteen dat het anders kan! 

Hans heeft de demo als heel positief ervaren. “De accountmanager had alles bij zich, was netjes op tijd en had een heel duidelijk verhaal. Hij begon bij A en eindigde bij Z”, aldus Hans. Daarna is er voldoende tijd om vragen te stellen en wensen en eisen te bespreken. “Je werkt met veel verschillende vrijwilligers. De user interface van de systemen moest daarom eigenlijk gewoon heel gemakkelijk zijn. En daar kwam Twelve heel goed uit. Jullie hadden precies wat wij wilden.” 

Je kiest na de demo voor Twelve: welke stappen volgen dan?

Zodra de accountmanager jouw locatie verlaten heeft, heb je natuurlijk de tijd om na te denken. Naar aanleiding van alles wat je besproken hebt in de demo, wordt er een offerte op maat gemaakt. Is Twelve de Twaalfde Man voor jouw club? Mooi! Dan kom je terecht in het onboardingsproces. Ons Onboarding team neemt contact met je op om nog eens alle producten te bespreken en al jouw vragen te beantwoorden. Heb jij al een productlijst? Dan stuur je deze op en zorgt het Onboarding team dat deze wordt ingeladen in de kassa. Dat is wel zo eenvoudig! Er vindt ook overleg plaats over de gewenste indeling van de categorieën en het kleurgebruik. “De kassa’s worden ‘plug and play’ klaargemaakt voor levering bij jouw club”, voegt Kristof hieraan toe. 

Tijd voor de plaatsing

Het contact is gelegd, de demo is gegeven, de offerte getekend en het onboardingsproces is doorlopen: het is eindelijk tijd voor het plaatsen van de afgenomen betaaloplossingen! “Afhankelijk van de hoeveelheid hardware en hoe ingewikkeld de plaatsing is, kan er gekozen worden om zelf te plaatsen óf om een van onze Fieldservicemonteurs in te schakelen. Bij Twelve vertrouwen wij op de eenvoud van onze systemen. Oók bij het installeren hiervan. In de meeste gevallen wordt dit dus door de klant zelf gedaan. Wanneer je de plaatsing zelf uitvoert, wordt de kassa vanuit ons magazijn naar jouw locatie gestuurd.  Natuurlijk sturen we ook een uitgebreide handleiding mee om alles goed te installeren.” vertelt Koen van der Horst, Fieldservicemonteur bij Twelve. Lukt het daarmee toch niet? Dan kan er natuurlijk altijd contact met Twelve opgenomen worden, om je op afstand te ondersteunen.  

“Onze monteurs voeren ieder ongeveer tien plaatsingen uit per week, afhankelijk van eventuele spoedgevallen tussendoor”, vervolgt Koen. “We rijden met alle spullen naar de locatie en kijken of de plaats waar de klant de kassa wil, mogelijk is. Natuurlijk wordt er ook direct gekeken of de stroom en het internet in orde zijn. Dat is het belangrijkste om de kassa’s te installeren. Zodra alles is geïnstalleerd, leggen onze monteurs nog eens alles kort uit en laten de backoffice zien. Normaal gesproken duurt een eenvoudige plaatsing tussen de één en twee uur, afhankelijk van de hoeveelheid kassa’s, pinapparaten en/of bonnenprinters die aangesloten moeten worden.” Je staat er dus niet alleen voor wanneer je kassa geleverd wordt. Of er nu een monteur bij jou op locatie komt, of je zelf aan de slag gaat met de installatie: de medewerkers van Twelve zorgen ervoor dat jij snel en eenvoudig aan de slag kan met jouw systemen! 

Twelve staat als Twaalfde Man klaar voor jouw club

Het gehele aankoopproces werd door Hans als heel positief ervaren: “Wat wij heel belangrijk vinden is toch de menselijke factor erachter. Afgezien van het product dat gewoon aan de wensen en eisen moet voldoen, is het ook de leverancier die heel belangrijk is. We hadden een heel betrouwbare indruk van Twelve.” Wil jij nu ook ervaren wat Twelve voor jouw club kan betekenen? We gaan graag met je in gesprek over al onze mogelijkheden en oplossingen op maat. Neem contact met ons op, of plan direct een demo in. Dan komen we graag binnenkort een keer langs!