Evenement organiseren? Dankzij deze stappen wordt het een succes!

Bij het organiseren van een evenement komen veel dingen kijken. Van catering, muziek tot aan de veiligheid en de manier van betalen. Wil jij weten welke stappen je als organisator moet doorlopen om een succesvol evenement neer te zetten? Lees deze blog en begin vandaag nog met de organisatie!

Het doel van jouw evenement bepalen

Als je deze blog leest heb je waarschijnlijk al bedacht dat je een evenement wil gaan organiseren. Maar waar begin je? Voordat je een concreet plan maakt en aan de slag kan, moet je nagaan wat je met het evenement wil bereiken. Denk aan omzet genereren, meer gasten of bezoekers naar je locatie krijgen of gewoon een evenement voor de gezelligheid om bijvoorbeeld een jubileum te vieren.

Stel een begroting op en bepaal je budget

De kans is groot dat je al hebt nagedacht hoe het evenement eruit moet komen te zien. Daarom is het goed om te kijken wat allemaal haalbaar is. Het organiseren van een evenement betekent investeren, zowel geld als tijd. Maar als je het goed aanpakt en de juiste mensen om je heen verzamelt kan je echt iets moois neerzetten. Natuurlijk hoeft niet alles geld te kosten en kan je een beroep doen op vrijwilligers, samenwerken met partners of sponsors en de mogelijkheden van subsidies bekijken.

Oriënteer welke producten of diensten je wil gebruiken die wél geld kosten. Aan de hand hiervan stel je een begroting op en beslis je hoeveel je wil/kan uitgeven per onderdeel. Denk qua uitgaven aan de locatie (voor het geval je zelf geen geschikte locatie hebt), personeel, geluidsinstallatie/muziek, inkoop van consumpties, (betaalde) vergunningen. Daarnaast neem je hier ook in op hoeveel je te besteden hebt en wat je inkomsten zijn. Zo heb je een goed overzicht en weet je of je alle kosten kunt dekken.

Denk goed na over de betaalwijze

Op welke manier kunnen de bezoekers van je evenement betalen? Ga je voor de ouderwetse manier en werk je met munten? Houd er dan wel rekening mee dat je extra handen nodig hebt voor de verkoop van deze munten. Of ga je voor volledig inzicht en wil je alles digitaal in kunnen zien door het gebruik van een digitaal kassassysteem? Heb je nog geen (digitaal) kassasysteem of wil je gebruik maken van een extra kassa, een pinautomaat of een combinatie? Bij Twelve kan je al vanaf 1 dag verschillende betaaloplossingen huren. Wil jij weten wat de mogelijkheden zijn voor de verhuur van onze oplossingen, check het hier!

Wat is de insteek van het evenement?

Denk na over hoe je jouw doelgroep op de hoogte wil brengen van evenement. Doe je dit door middel van de nieuwsbrief, gebruik je social media, deel je flyers uit of hang je posters op.
Dit heeft ook invloed op het budget dat je vaststelt en de vergunningen die je moet aanvragen. Tot slot stel je vast of je evenement open of besloten is.

Er zijn verschillende opties:

Open evenement

• Iedereen kan gratis naar binnen.
• Tickets zijn gratis, maar je werkt met een maximaal aantal bezoekers.
• Je verkoopt tickets, dit kan door middel van (online) voorverkoop of tickets aan de deur.

Besloten evenement

• Alleen geselecteerde mensen hebben gratis toegang (een introducé is optioneel).
• Geselecteerde mensen worden uitgenodigd en moeten zich aanmelden, omdat er een maximaal aantal bezoekers mogelijk is.
• Geselecteerde mensen moeten een ticket kopen.

Wil je gebruik maken van tickets? Gebruik Twelve Ticketing als oplossing voor jouw kaartverkoop! Dankzij ons Ticketsysteem kan je eenvoudig de tarieven beheren en bezoekersaantallen bijhouden. Ga je voor een groter evenement, dan is dit zeker een aanrader!

Heb je de eerste knopen doorgehakt? Dan is het vaststellen van de datum de volgende belangrijke stap!

Waar en wanneer gaat het evenement plaatsvinden?

Voordat je dingen kan gaan regelen en vergunning kan aanvragen moet je vaststellen waar en wanneer het evenement gaat plaatsvinden. Heb je de mogelijkheid om het evenement op je eigen locatie, sportclub of terras te organiseren, of moet je uitwijken naar een externe locatie? Kijk samen met het team naar de beste dag, dit is natuurlijk afhankelijk van jullie planning én die van je doelgroep. Wil je studenten bereiken voor je terrasopening? Dan is een donderdagavond een ideaal moment. Wil je de jongste leden van de sportclub samenbrengen? Dan kan je beter kiezen voor een ochtend in het weekend.

Een aantal dingen om op te letten bij het kiezen van de juiste locatie:

• Is de locatie goed te bereiken?
• Zijn er voldoende (fiets)parkeerplekken?
• Past de locatie bij de insteek van het evenement?
• Zijn er voldoende mogelijkheden om de veiligheid te bewaren?
• Heb je een vergunning nodig voor de locatie? Vraag deze op tijd aan (in sommige gevallen moet dit zo’n 14 weken).

Als de waar en wanneer vraag zijn beantwoord kan het organiseren echt gaan beginnen!

Eten en drinken zorgen vaak voor de meeste omzet

Afhankelijk van de vorm en het doel van je evenement maak je keuzes over de catering. Mogen bezoekers zelf wat meenemen, krijgen ze eten en/of drinken of wordt dit verkocht op het evenement? Als je omzet wil genereren is het slim om dit te verkopen. De meeste omzet op evenementen wordt namelijk vaak gedraaid op de verkoop van eten en drinken. Gebruik je iemand van je eigen organisatie, huur je een cateraar in of zijn er bijvoorbeeld foodtrucks op het terrein? Bedenk wat past bij jouw evenement en de doelgroep.

Wil je inspiratie opdoen voor nieuwe, lekkere drankjes? In de blog: Nieuwe terrasdrankjes van dit seizoen, lees je welke drankjes interessant zijn om eens naar te kijken en eventueel (tijdelijk) toe te voegen aan je assortiment.

Maak een draaiboek en een briefing voor je team

Een draaiboek maak je om in stappen de dag van je evenement uit te stippelen. Noteer wat er op welk tijdstip moet gebeuren en door wie. Het inzetten van een draaiboek voor je evenement geeft overzicht en houvast tijdens de uitvoering van de dag zelf. Met een goed draaiboek kom je op de dag van het evenement niet voor verrassingen te staan. De ervaring leert dat dingen altijd net wat anders lopen dan gepland, maar op deze manier heb je in ieder geval de grote lijnen om je aan vast te houden en je evenement goed te laten verlopen. Behalve het draaiboek maak je ook een briefing voor het hele team waar je het evenement mee organiseert. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn op de dag van het evenement om samen met jou te knallen!

Organiseren maar!

Bovenstaande stappen zijn een goede aanzet om te starten met het organiseren van je eigen evenement! Het is belangrijk om te weten wat je wil bereiken. Zorg dat je op tijd begint met plannen en de juiste mensen om je heen verzamelt. Goede catering en gebruiksvriendelijke betaaloplossingen zijn essentieel om jouw event goed te laten verlopen. Wil je meer weten over de betaaloplossingen van Twelve, of heb je vragen over Twelve Ticketing? Laat je gegevens achter in onderstaand formulier, dan nemen wij contact met je op!